Connecter Wrike à l'IA : les réponses viennent des dossiers de projet
Wrike peut être connecté à l'IA. L'assistant connaît les dossiers et les projets de votre environnement, en tire les tâches liées à la question et indique où en sont les choses et chez qui elles se trouvent. Sur demande, il consigne une nouvelle tâche dans le dossier que vous désignez, avec un responsable et une date.
Ce que l'assistant va chercher dans les dossiers Wrike
Dossiers et projets en vue
L'assistant connaît les dossiers et les projets de votre environnement. Il retrouve ainsi le programme visé par une question, même si quelqu'un ne cite que le nom du client ou celui du projet.
Consulter les tâches d'un dossier
Dans le dossier trouvé, il prend les tâches liées à la question. Il garde la question bornée à ce dossier, car une recherche sans cible dans un grand environnement produit une liste inexploitable.
Voir chez qui se trouve quoi
Les tâches ont un responsable. L'assistant peut resserrer la question sur un seul collègue, par exemple pour voir ce qui l'attend déjà avant de lui confier du travail supplémentaire.
Distinguer l'en cours du terminé
Il tient compte du statut d'une tâche, pour qu'une question sur ce qui reste à faire ne se remplisse pas de travail bouclé au trimestre précédent.
Consigner une tâche dans un dossier
Une nouvelle tâche atterrit toujours dans un dossier ou un projet, avec un titre, une description, un responsable et les dates. L'assistant ne la consigne qu'après votre validation de ces éléments.
Ce qu'y gagnent les grandes organisations
Secteur public
- Situation
- Un chef de service veut savoir, pour la réunion d'équipe, quels programmes se terminent ce mois-ci.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant parcourt les projets de ce service et y ajoute les tâches en cours avec leur responsable.
- Résultat
- Une vue à jour pendant la réunion, sans que personne ait préparé un rapport au préalable.
Immobilier
- Situation
- Sur un chantier en cours, un maître d'ouvrage demande où en est la livraison.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le dossier de ce projet et lit les tâches ouvertes et le calendrier.
- Résultat
- Le chef de projet répond sur-le-champ au lieu d'en référer à l'assistance de projet.
Services généraux
- Situation
- Une ronde d'inspection fait remonter trois défauts qui doivent rejoindre le programme d'entretien.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant propose une tâche par défaut dans le bon dossier, avec un responsable et une date cible.
- Résultat
- Les signalements sont enregistrés le jour même au lieu de rester bloqués dans un courriel.
Gestion de programme
- Situation
- Pour le rapport trimestriel, il faut savoir ce qui a été bouclé projet par projet.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant passe en revue les dossiers concernés et sépare les tâches terminées de celles en cours.
- Résultat
- Le rapport démarre sur un brouillon étayé plutôt que sur un document vide.
Mettre en service
-
1
Établir la connexion
Vous activez Wrike dans IntraGPT et accordez au connecteur l'accès à votre environnement. Votre administration délivre cet accès et y met fin elle-même.
-
2
Choisir les dossiers concernés
Vous décidez quels dossiers et projets se trouvent à portée. Les services qui restent en dehors restent invisibles pour l'assistant.
-
3
Ce qui revient d'un dossier
Pour chaque question reviennent les tâches liées à ce dossier et à cette question, avec leur statut, leur responsable et leur calendrier. Les fichiers et le suivi du temps restent en dehors.
-
4
Regarder seulement ou consigner aussi
Vous choisissez si l'assistant peut seulement regarder ou également consigner des tâches. Dans les deux cas, chaque action figure au journal.
L'information de projet franchit les frontières de service
Dans une grande organisation, Wrike héberge du travail de projet ordinaire mais aussi des dossiers qui ne concernent pas tout le monde. Le connecteur est donc délimité dossier par dossier.
Où résident les données: France
L'accès vous appartient
La connexion fonctionne avec un accès que votre administration délivre et peut interrompre à tout moment. Ensuite, l'assistant ne peut plus rien consulter.
Limité aux dossiers choisis
Seuls les dossiers et projets que vous désignez sont accessibles. Un dossier de réorganisation ou d'appel d'offres se laisse facilement en dehors.
Ce qui a été fait est consigné
Chaque consultation et chaque tâche consignée entre au journal. On voit ainsi après coup ce qui a été extrait et qui l'a demandé.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Le contenu de vos projets ne part pas chez un fournisseur de modèles américain et ne sert jamais à l'entraînement.
Questions sur Wrike et IntraGPT
Puis-je connecter Wrike à ChatGPT ?
ChatGPT n'a pas de connexion à Wrike et ne peut donc pas regarder dans vos dossiers. Vous pouvez recopier ou exporter des données, mais la réponse n'est alors qu'un instantané et l'information de projet part chez un service public. IntraGPT regarde en direct dans les dossiers que vous désignez, avec un accès délivré par votre administration.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Wrike ?
Oui. Wrike figure au catalogue de connecteurs d'IntraGPT et est utilisé chez des clients. L'assistant peut parcourir les dossiers et les projets, consulter les tâches et, si vous l'autorisez, consigner une tâche dans un dossier.
L'assistant peut-il modifier une tâche existante ?
Non, et nous préférons le dire clairement. Il peut parcourir les dossiers et les projets, consulter les tâches et en consigner une nouvelle, mais ajuster une tâche existante ne fait pas partie de ses possibilités. Changer un statut ou décaler une date se fait dans Wrike par la personne responsable. Cela correspond aussi à la façon dont le travail de projet se mène dans les grandes organisations : la modification appartient à celui qui porte le travail.
Quelle différence entre un dossier et un projet chez nous ?
Dans Wrike, vous organisez le travail en dossiers et vous donnez à ce travail un caractère de projet avec un propriétaire, une période et un statut. Pour l'assistant, la distinction change peu de choses : il cherche le nom que vous employez et récupère les tâches qui s'y rattachent. À la mise en place, nous notons quels dossiers servent de projets, pour qu'une question sur un programme arrive au bon endroit.
Cela fonctionne-t-il si plusieurs services partagent le même environnement ?
Oui, et c'est précisément la raison de délimiter dossier par dossier. Vous choisissez quels dossiers et projets sont à portée, et le reste demeure hors de vue même si quelqu'un le demande explicitement. Un assistant destiné aux équipes de terrain ne peut ainsi pas consulter un dossier des ressources humaines ou de la direction, alors que les deux services utilisent le même Wrike.
Notre arborescence de dossiers reste-t-elle intacte ?
Oui. L'assistant ne crée ni dossier ni projet, ne renomme rien et ne déplace rien. Il travaille à l'intérieur du classement que vous avez établi. La seule chose qu'il peut ajouter est une tâche dans un dossier existant, et uniquement si vous le demandez et l'autorisez.
Combien coûte un connecteur Wrike ?
La connexion fait partie du parcours que nous suivons ensemble. La charge dépend du nombre de dossiers et de projets mis à portée, du nombre de services qui partagent l'environnement, et de l'autorisation ou non de consigner des tâches.
Combien de temps prend la mise en place ?
Établir la connexion demande peu de temps. Déterminer quels dossiers doivent être à portée prend en général plus longtemps dans une grande organisation, car cela suppose de s'accorder avec les services qui partagent l'environnement. Comptez quelques échanges puis une courte période d'essai.