Connecter Asana à l'IA : savoir où en sont les projets sans les ouvrir
Asana peut être connecté à l'IA. L'assistant sait quels projets sont en cours, récupère les tâches d'un projet ou d'un collègue, crée une tâche avec un responsable et une date, et peut clôturer ou décaler une tâche. Tout ce qu'il crée ou modifie est visible par l'équipe : il ne le fait donc que sur demande.
Du projet à la tâche : ce que fait l'assistant
Savoir quels projets tournent
L'assistant connaît les projets compris dans le périmètre convenu. Nommez un projet et il sait duquel il s'agit, même lorsque des noms voisins coexistent.
Récupérer les tâches d'un projet
Dans un projet, il récupère les tâches avec leur responsable, leur échéance et leur état. Il peut aussi le faire par collègue, pour voir ce qui s'empile chez quelqu'un.
Rester ciblé
Il ne demande pas tout l'espace de travail mais limite la question à un projet, une personne ou une période. La réponse reste exploitable et l'attente courte.
Créer une tâche avec responsable et date
Sur demande, il place une tâche dans le projet indiqué, avec un titre clair, une description, la personne qui la prend en charge et une échéance. Sans les deux, le travail reste en plan : il les demande donc.
Clôturer ou replanifier
Une tâche terminée peut être cochée, une tâche intenable peut être décalée ou confiée à quelqu'un d'autre. Là encore, c'est une modification visible qui suit une instruction explicite.
Quand cela fait gagner un après-midi
Industrie et production
- Situation
- Lors de la planification hebdomadaire, il faut savoir quels ordres de travail arrivent à échéance et chez qui ils se trouvent.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant récupère les tâches du projet en cours, les regroupe par responsable et signale ce qui est en retard.
- Résultat
- La réunion démarre sur une image juste plutôt que sur un tour de table auprès de chacun.
Secteur public
- Situation
- Un chef de projet revient de congé et veut savoir ce qui est resté en plan pendant deux semaines.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant liste par projet ce qui est terminé, ce qui est en retard et ce qui n'a personne d'assigné.
- Résultat
- Un rattrapage ciblé en une demi-heure au lieu d'une journée à cliquer dans les projets.
Marketing
- Situation
- Après un entretien client, quatre actions ont été convenues et elles dorment encore dans des notes.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant crée une tâche par action dans le projet client, avec le bon collègue et la date convenue.
- Résultat
- Les engagements figurent le jour même dans le système que l'équipe consulte déjà.
Service client
- Situation
- Une question client se révèle être une tâche pour une autre équipe, mais l'agent ignore à quel projet elle appartient.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant trouve le bon projet, crée la tâche avec un titre compréhensible seul et l'attribue.
- Résultat
- La demande arrive au bon endroit au lieu de s'enliser dans un e-mail.
Direction
- Situation
- Pour un comité de pilotage, il faut savoir quels projets tiennent le calendrier et lesquels dérivent.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant résume par projet ce qui est fait, ce qui reste ouvert et quelles échéances sont déjà dépassées.
- Résultat
- Un point d'avancement issu d'Asana même, sans tableur tenu en parallèle.
Raccorder votre espace Asana
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1
Un accès issu de votre Asana
Le connecteur est activé avec un accès issu de votre propre environnement Asana. Cet accès reste le vôtre et s'y retire également.
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2
Choisir projets et rôles
Vous décidez quels projets participent, quels rôles peuvent utiliser l'assistant et s'il se contente de regarder ou peut aussi créer et clôturer des tâches.
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3
Ce qu'il voit et ne voit pas
Il voit les projets du périmètre et les tâches qui s'y rattachent. Un projet non inclus reste hors de vue, même si on le lui demande.
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4
Ce qui est enregistré
Chaque consultation et chaque modification figure dans le journal d'IntraGPT. Dans Asana, la tâche conserve la trace de sa création ou de sa modification.
Les tâches sont visibles par l'équipe
Une tâche Asana n'est pas une note privée : les collègues en voient le titre, le responsable et la date. Le périmètre est donc borné et chaque modification est attribuable.
Où résident les données: France
L'accès reste le vôtre
Le connecteur utilise un accès que vous délivrez et retirez vous-même. IntraGPT ne conserve aucun mot de passe de collaborateur.
Uniquement les projets convenus
Les projets hors périmètre n'apparaissent dans aucune réponse. Vous tenez un dossier confidentiel à l'écart simplement en ne l'incluant pas.
Chaque modification traçable
Les tâches créées, clôturées et décalées figurent dans le journal, avec le moment et l'instruction qui les a précédées. Dans Asana, cela reste visible sur la tâche.
Traitement sur un serveur dédié
Le contenu des projets et des tâches est traité sur un serveur en France. Ces données ne partent pas chez un fournisseur de modèles américain et ne servent pas à l'entraînement.
Questions sur Asana et IntraGPT
Puis-je connecter Asana à ChatGPT ?
ChatGPT n'a pas de connexion administrée à votre environnement Asana. Avec IntraGPT, vous discutez de la même façon, mais avec un connecteur limité aux projets convenus, qui ne modifie rien sans demande explicite et dont chaque action est enregistrée.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Asana ?
Oui. Asana est une intégration opérationnelle, déjà utilisée chez des clients. L'assistant parcourt les projets, récupère les tâches, en crée avec un responsable et une date, et peut les clôturer ou les replanifier. Les projets concernés se décident à la mise en place.
Pourquoi l'assistant demande-t-il d'abord de quel projet il s'agit ?
Parce qu'une question portant sur toutes les tâches de l'espace de travail produit un tas inutilisable. Travailler du projet vers la tâche garde la réponse courte et juste. Si vous ne savez pas précisément lequel, il vous aide à le retrouver par son nom.
L'assistant peut-il créer ou cocher des tâches lui-même ?
Seulement si vous l'activez, et seulement sur demande explicite. Il montre d'abord quelle tâche il veut créer ou modifier, dans quel projet et pour qui. Si vous préférez l'éviter, il se contente de regarder sans jamais rien changer dans Asana.
Pourquoi insiste-t-il sur un responsable et une échéance ?
Une tâche sans responsable et sans date finit par rester en plan. L'assistant les demande donc avant de consigner quoi que ce soit. Si vous ne le savez pas encore, il peut créer la tâche sans date et précise qu'elle manque.
Cela fonctionne-t-il avec plusieurs espaces de travail ?
Oui. Par espace de travail, vous convenez des projets concernés et des personnes autorisées à utiliser l'assistant. Les projets des différentes entités restent séparés et aucune tâche d'une équipe n'apparaît dans la vue d'une autre.
Combien coûte un connecteur Asana ?
La connexion fait partie du projet mené ensemble. Ce qui détermine le travail : le nombre de projets et d'espaces de travail, la possibilité de créer et de clôturer des tâches, et les rôles autorisés. Nous le précisons lors du premier entretien.
Combien de temps prend la mise en place ?
Le connecteur lui-même est prêt rapidement. Le délai tient aux décisions qui l'entourent : quels projets participent, qui peut utiliser l'assistant et si l'écriture est autorisée. Une fois ces choix faits, une équipe peut s'en servir le jour même.