Connecter Monday.com à l'IA : la réponse sort du board sans défiler
Monday.com peut être connecté à l'IA. L'assistant regarde les boards que vous désignez, lit les colonnes d'un item et dit en langage courant où en sont les choses. Sur demande, il ajoute un item dans le groupe que vous nommez ou met à jour une colonne, un statut ou une date par exemple.
Ce que l'assistant fait pour vous sur un board
Retrouver un item sur un board
Vous nommez le board et l'assistant trouve la ligne visée, au nom d'un client, d'un candidat ou d'un chantier. Il reste sur ce seul board, pour que la réponse ne se mélange pas avec les lignes d'un autre service.
Lire les colonnes
Les colonnes à côté d'un item portent le sens : statut, responsable, échéance, montant. L'assistant lit exactement celles qui concernent la question et les traduit en une réponse en langage courant.
Tenir compte des groupes
Un board est découpé en groupes, par mois ou par phase par exemple. L'assistant utilise ce découpage, pour qu'une question sur ce trimestre n'entraîne pas tout l'historique du board.
Ajouter un item
Quand arrive une nouvelle demande ou un nouveau chantier, l'assistant le pose comme item sur le board, dans le groupe que vous avez désigné et avec les colonnes renseignées. Toute l'équipe voit cette ligne : il agit après votre accord.
Modifier un statut ou une date
Un item existant peut recevoir un autre statut ou une nouvelle échéance. L'assistant nomme d'abord l'item et la colonne qu'il veut changer, pour que vous voyiez le changement avant qu'il ait lieu.
Les updates sous un item
Sous un item, l'équipe consigne l'avancement dans des updates. L'assistant les lit au passage, afin de donner le contexte derrière un statut et pas seulement l'étiquette.
Des équipes qui pilotent leur travail sur un board
Recrutement
- Situation
- Un responsable du recrutement veut savoir combien de candidats à un poste sont en phase d'entretien.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant regarde le board des postes et compte les items qui se trouvent dans cette phase.
- Résultat
- Une réponse immédiate, sans que la recruteuse ait à ouvrir et filtrer le board.
Marketing
- Situation
- En début de semaine, il faut savoir quels items de campagne arrivent à échéance dans les jours qui viennent.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant parcourt le board campagnes par échéance et cite la personne responsable.
- Résultat
- Une liste dans la conversation, sur laquelle on peut enchaîner aussitôt.
Administration des ventes
- Situation
- Un client appelle au sujet de sa commande et la collègue qui tient le board est absente.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve l'item au nom du client et lit le statut et la date attendue.
- Résultat
- Le client obtient sa réponse pendant l'appel plutôt que plus tard dans la journée.
Achats
- Situation
- Un courriel amène une nouvelle demande qui a sa place sur le board achats.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant propose un item avec fournisseur, description et date souhaitée et le pose après validation.
- Résultat
- La demande figure sur le board sous la même forme que les autres, sans recopie manuelle.
Direction de projet
- Situation
- Après une réunion, trois statuts ont changé et doivent encore arriver dans Monday.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant met les items à jour un par un, à chaque fois après avoir montré ce qu'il change.
- Résultat
- Le board est de nouveau exact avant la fin de la réunion.
Raccorder et délimiter
-
1
Activer le connecteur
Dans IntraGPT vous choisissez Monday.com et accordez au connecteur l'accès à votre environnement. Cet accès, vous le donnez vous-même et pouvez y mettre fin à tout moment.
-
2
Désigner les boards
Vous décidez quels boards participent. Si plusieurs services partagent un espace de travail, les boards des autres services restent hors de vue.
-
3
Ce qui entre dans la réponse
L'assistant récupère les lignes et les colonnes liées à la question. Les fichiers et le reste du board restent hors de la conversation.
-
4
Ajouter et modifier
Que l'assistant se contente de regarder ou puisse aussi poser quelque chose sur le board, c'est votre choix. S'il peut écrire, chaque ajout et chaque modification figure au journal.
Un board est visible par tout l'espace de travail
Tout ce que l'assistant pose ou modifie sur un board est vu par chaque personne qui y a accès. On fixe donc à l'avance où il peut aller et ce qu'il peut ajuster.
Où résident les données: France
Un accès que vous accordez
Le connecteur fonctionne avec un accès que vous délivrez vous-même dans Monday.com et que vous pouvez retirer. Une fois retiré, le connecteur s'arrête immédiatement.
L'écriture est distincte de la lecture
Regarder et consigner sont deux choix séparés. Un assistant qui se contente de répondre à des questions ne peut tout simplement rien poser sur un board.
On retrouve qui a demandé quoi
Chaque action figure au journal avec le board et le résultat. Pour un statut modifié, on peut donc vérifier quand cela s'est produit et à la demande de qui.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Ce qui figure sur vos boards ne part pas chez un fournisseur de modèles américain et ne sert jamais à l'entraînement.
Questions fréquentes sur Monday.com et IntraGPT
Puis-je connecter Monday.com à ChatGPT ?
ChatGPT n'a pas de connexion intégrée à Monday.com. Vous pouvez exporter un board et téléverser le fichier, mais la réponse n'est alors qu'un instantané et votre planning se retrouve chez un service public. IntraGPT regarde le board en direct avec l'accès que vous accordez vous-même, et garde trace de ce qui a été fait.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Monday.com ?
Oui. Monday.com figure au catalogue de connecteurs d'IntraGPT et est utilisé chez des clients. L'assistant peut consulter les boards et les items et, si vous l'autorisez, ajouter un item ou mettre à jour une colonne.
Nos colonnes portent des noms bien à nous, est-ce que cela marche ?
Oui, et nous y consacrons du soin lors de la mise en place. Sur un board qui a grandi pendant des années, une colonne porte souvent un nom qui ne correspond pas à son contenu, et deux équipes emploient parfois le même mot pour des choses différentes. Nous notons board par board quelle colonne porte le statut, laquelle l'échéance et laquelle la personne responsable, pour que l'assistant réponde dans votre langage et non dans celui d'un modèle standard.
L'assistant peut-il créer lui-même un nouveau board ?
Non. Il travaille sur des boards existants : ajouter des items et mettre à jour des colonnes. Monter un board, ajouter des colonnes et configurer des automatisations reste un travail que quelqu'un effectue dans Monday. C'est délibéré : la structure d'un board est une convention d'équipe, et nous ne la laissons pas inventer par un modèle.
Cela fonctionne-t-il si nous avons plusieurs espaces de travail ?
Oui. Pour chaque connecteur, vous désignez les boards qui participent, même s'ils se trouvent dans des espaces différents. À l'inverse, vous pouvez laisser un espace hors de vue, par exemple un board de salaires ou un board de direction. L'assistant ne voit alors même pas qu'il existe.
Qui voit que l'assistant a modifié quelque chose ?
Toute personne ayant accès à ce board, comme lorsqu'un collègue fait une modification. Un nouvel item ou un statut changé peut aussi déclencher des notifications chez ceux qui suivent cet item. C'est pourquoi l'assistant montre d'abord ce qu'il veut faire, n'agit qu'après accord, et que cela figure ensuite au journal.
Combien coûte un connecteur Monday.com ?
La connexion fait partie du parcours que nous suivons ensemble. La charge dépend du nombre de boards concernés, du caractère plus ou moins particulier de leur organisation, et de l'autorisation ou non de poser quelque chose sur un board. Un court échange permet d'en faire le tour.
Combien de temps prend la mise en place ?
Activer le connecteur et désigner les premiers boards prend une demi-heure. Ensuite le temps passe dans les colonnes et les groupes : la façon de les utiliser diffère selon les équipes et nous la consignons. En pratique, une installation opérationnelle tient en quelques jours.