Connecter SnelStart à l'IA : relations, factures et comptes dans le chat
SnelStart peut être connecté à l'IA. L'assistant recherche les relations, donc les clients comme les fournisseurs, consulte les factures de vente et le plan comptable, et peut créer une nouvelle relation sur demande. Pour chaque montant, il précise s'il est TTC ou hors taxes, car cette différence décide de la justesse d'une réponse.
Quatre choses que plus personne n'a à chercher
Rechercher des relations
Les relations dans SnelStart couvrent les clients comme les fournisseurs. L'assistant cherche par nom et montre les informations rattachées à cette relation, pour que la personne au téléphone sache tout de suite à qui elle a affaire.
Consulter les factures de vente
L'assistant récupère les factures de vente liées à la question : celles d'une relation ou celles d'une période. Vous obtenez une réponse courte plutôt qu'une liste à dépouiller vous-même.
Consulter le plan comptable
Si quelqu'un veut savoir sur quel compte imputer une charge, l'assistant nomme le compte avec son libellé. Cela évite de fouiller une ancienne écriture et d'imputer au jugé.
Créer une relation
Sur demande, l'assistant crée un nouveau client ou fournisseur avec son nom, son type, son adresse e-mail, son téléphone et son adresse. Il vérifie d'abord si la relation existe, car les doublons sont pénibles à nettoyer après coup.
Clair sur la TVA
Pour un montant de facture, l'assistant précise s'il est TTC ou hors taxes. Personne ne compare ainsi par mégarde deux chiffres qui ne sont pas comparables.
Du travail quotidien qui raccourcit
Administration des ventes
- Situation
- Un client appelle au sujet d'une commande passée et le collaborateur n'a pas accès à SnelStart.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve la relation et montre ses factures de vente avec leur date et leur montant.
- Résultat
- La question trouve sa réponse pendant l'appel, sans solliciter la comptabilité.
Comptabilité
- Situation
- En saisissant une dépense, quelqu'un hésite sur le compte auquel elle se rattache.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le compte dans le plan comptable et en donne le libellé.
- Résultat
- Une imputation cohérente, même quand la personne est nouvelle dans le poste.
Commercial
- Situation
- Avant un devis, un vendeur veut savoir ce que ce client a déjà acheté.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant rassemble les factures de vente de cette relation sur la période récente.
- Résultat
- Un devis qui s'appuie sur l'existant plutôt que sur une intuition.
Achats
- Situation
- Un nouveau fournisseur doit figurer en comptabilité avant toute commande.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant vérifie si le fournisseur existe déjà et le crée sinon avec les bonnes informations.
- Résultat
- Pas de relation en double et aucune attente avant la première commande.
La clé, les droits et les accords
-
1
Émettre la clé
Depuis votre propre environnement SnelStart, vous émettez une clé qui autorise le connecteur à consulter. Cette clé reste la vôtre et se retire à tout moment.
-
2
Choisir ce qui s'ouvre
Vous décidez quelles parties l'assistant peut consulter : les relations, les factures de vente, le plan comptable, ou seulement certaines. Ce que vous laissez fermé reste inatteignable dans une conversation.
-
3
Activer l'écriture en connaissance de cause
Créer une relation est distinct de la consultation. Écrire dans une comptabilité a des conséquences : cet interrupteur ne se bascule qu'une fois clair qui l'utilise et pour quoi.
-
4
Désigner les utilisateurs et suivre
Vous désignez les rôles autorisés à utiliser l'assistant, et chaque action arrive au journal. Pour une relation créée, on retrouve ainsi quand et à la demande de qui cela s'est produit.
Écrire dans une comptabilité a des conséquences fiscales
Ce qui entre en comptabilité servira plus tard à justifier vos déclarations. L'écriture est donc ici un choix distinct et assumé, pas une option active par défaut.
Où résident les données: France
L'écriture est désactivée par défaut
Consulter ne fait aucun mal, une relation erronée en comptabilité si. La création de relations s'active donc à part, et l'assistant ne s'en sert que sur demande explicite.
Une clé que vous maîtrisez
Le connecteur fonctionne avec une clé issue de votre propre environnement SnelStart. Retirez-la et le connecteur s'arrête aussitôt. IntraGPT ne conserve aucun identifiant de la comptabilité.
Pas pour toute l'organisation
Vous décidez quels rôles peuvent utiliser l'assistant comptable. Sans ce rôle, un collaborateur ne voit pas le connecteur et ne peut en tirer aucune donnée.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les données issues de SnelStart ne partent pas vers un fournisseur de modèle américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Ce que les clients demandent sur le connecteur SnelStart
Puis-je connecter SnelStart à ChatGPT ?
ChatGPT n'a aucune liaison avec SnelStart, et coller des données comptables dans un chatbot public n'est pas une bonne idée. IntraGPT se pilote comme un chat mais regarde directement dans votre comptabilité. L'assistant ne récupère que ce que la question exige et chaque action arrive au journal.
IntraGPT fonctionne-t-il avec SnelStart ?
Oui. SnelStart fait partie des logiciels comptables qu'IntraGPT sait exploiter : consulter les relations, les factures de vente et le plan comptable, et créer une relation sur demande. La liaison emprunte la voie d'intégration officielle de SnelStart, avec une clé que vous émettez vous-même.
Combien coûte un connecteur SnelStart ?
Le raccordement fait partie du parcours que nous menons ensemble. Ce qui détermine la charge, ce sont les parties à ouvrir, la possibilité de créer des relations et les rôles autorisés. Un premier échange rend cela concret.
Combien de temps prend la mise en place ?
Émettre la clé et activer le connecteur demande peu de temps. Le délai tient surtout aux décisions qui l'entourent : qui peut utiliser l'assistant et s'il peut écrire. Si vous vous en tenez à la consultation, cela peut fonctionner le jour même.
Pourquoi l'assistant précise-t-il toujours si un montant est TTC ou hors taxes ?
Parce que cette distinction revient à plusieurs endroits dans SnelStart et qu'une réponse risque sinon d'être légèrement à côté. Comparer un total TTC à un total hors taxes produit un écart qui ne veut rien dire. En le précisant systématiquement, la personne qui lit la réponse sait immédiatement ce qu'elle a devant elle.
L'assistant peut-il aussi créer une facture dans SnelStart ?
Non. Il peut consulter les factures de vente, pas les établir. Le seul endroit où il peut ajouter quelque chose est la relation, et encore faut-il l'avoir activé. Si vous souhaitez que des factures soient préparées via l'assistant, dites-le nous et nous regarderons ce que cela demanderait.
Faut-il autoriser l'assistant à créer des relations ?
C'est un choix d'administrateur. Si vous le laissez désactivé, l'assistant signale qu'une relation manque et une personne la crée. Si vous l'activez, il vérifie d'abord si le nom existe et ne crée la relation qu'après une demande explicite, pour éviter les clients en double.
Quelle différence avec l'export Excel que nous faisons aujourd'hui ?
Un export sort plus que ce que la question demande, et le fichier se retrouve ensuite hors de la comptabilité. L'assistant ne récupère que les données liées à la question, donne la réponse dans la conversation et laisse chaque demande au journal. Aucune seconde version de vos chiffres ne se retrouve sur l'ordinateur de quelqu'un.