Connecter Moneybird à l'IA : interroger les encours en langage courant
Moneybird peut être connecté à l'IA. L'assistant consulte les contacts et les factures de vente de l'administration que vous désignez et peut préparer une facture de vente en brouillon sur demande. Celui qui veut savoir ce qui reste impayé pose la question dans la conversation au lieu de se connecter et de filtrer une liste.
Ce que l'assistant fait pour vous dans la comptabilité
Retrouver un client
L'assistant recherche une relation par nom ou par adresse e-mail et montre ce qui est enregistré pour ce client. Vous n'avez donc pas besoin de savoir comment la fiche a été classée pour la retrouver.
Ajouter une nouvelle relation
Si un donneur d'ordre n'existe pas encore, l'assistant peut le créer. Il vérifie d'abord si le nom est déjà présent, car un client enregistré deux fois complique la facturation ensuite.
Consulter les factures de vente
Les factures reviennent avec leur montant, leur date et le client concerné. L'assistant s'en tient au statut et à la période visés par la question, donc à ce qui est ouvert sur un mois ou à tout ce qui est en retard.
Préparer une facture en brouillon
Sur demande, l'assistant prépare une facture de vente avec la bonne relation, les lignes et le taux de TVA. Elle reste un brouillon, pour qu'une personne vérifie les montants avant que quoi que ce soit parte chez un client.
Dans l'administration que vous désignez
Un connecteur appartient à une seule administration. Si vous en gérez plusieurs, chacune reçoit le sien avec son propre nom, de sorte qu'une réponse ne contient jamais les chiffres de la mauvaise comptabilité.
Ce que cela retire des épaules d'une équipe
Relation client
- Situation
- Au téléphone, un client demande si sa dernière facture est bien arrivée, et le collaborateur n'a pas accès à la comptabilité.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve la relation et montre les factures de ce client avec leur statut.
- Résultat
- Le client obtient la réponse pendant l'appel, et personne n'a besoin de déranger un collègue.
Recouvrement
- Situation
- Quelqu'un doit passer en revue chaque semaine les factures en retard avant la tournée de relances.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant regroupe par relation les factures qui ont dépassé leur échéance.
- Résultat
- Une liste d'appels prête en trente secondes, avec les montants et les dates déjà à côté.
Petite entreprise
- Situation
- Après une mission, une facture doit partir avec les bonnes lignes et le bon taux de TVA.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant propose les lignes de facture à partir de ce qui a été convenu et prépare la facture en brouillon.
- Résultat
- Moins de ressaisie, et le dernier mot reste au dirigeant.
Commercial
- Situation
- Un nouveau client arrive et doit exister comme relation avant toute facturation.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant vérifie si le nom est déjà présent et ne crée la relation que si elle manque.
- Résultat
- Pas de fiche client en double, et la première facture utilise tout de suite la bonne relation.
Ce qu'il faut de votre côté
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1
Établir la connexion
Vous émettez depuis Moneybird une clé d'accès pour l'administration que vous souhaitez ouvrir. Cette clé reste la vôtre : retirez-la et le connecteur s'arrête aussitôt.
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2
Définir ce que l'assistant peut faire
Vous choisissez s'il peut seulement consulter ou aussi préparer quelque chose. Si l'écriture reste désactivée, cette possibilité n'existe pas dans la conversation et rien ne peut changer dans la comptabilité.
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3
Définir qui peut l'utiliser
Par rôle ou par service, vous fixez qui peut s'adresser à l'assistant comptable. Pour le reste de l'organisation, il ne figure pas dans la liste, même si quelqu'un le cherchait.
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4
Suivre et ajuster
Chaque action arrive au journal, on voit donc après coup quelle question a mené à quelle réponse. La configuration se fait avec nous, et nous ajustons dès que la pratique révèle ce qui manque encore.
Une comptabilité contient plus que des montants
Moneybird contient aussi des adresses, des adresses e-mail et le comportement de paiement de vos clients. Le connecteur est configuré pour que rien de tout cela n'aille plus loin que nécessaire.
Où résident les données: France
Un accès que vous révoquez vous-même
Le connecteur fonctionne avec une clé que vous émettez dans Moneybird et que vous supprimez vous-même. IntraGPT ne conserve aucun identifiant de l'administration.
Réservé aux personnes concernées
Vous décidez par rôle qui peut utiliser l'assistant comptable. Un collaborateur sans ce rôle ne voit même pas le connecteur et ne peut donc rien en tirer.
Des brouillons, pas des factures envoyées
Une facture préparée reste un brouillon dans Moneybird. L'assistant n'envoie rien à un client, une erreur de montant ou de taux de TVA se corrige donc avant que quiconque à l'extérieur la voie.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les données de votre comptabilité ne partent pas vers un fournisseur de modèle américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Questions fréquentes sur Moneybird et l'IA
Puis-je connecter Moneybird à ChatGPT ?
ChatGPT n'a pas de connexion intégrée à Moneybird, et recopier des factures dans un chatbot public n'est pas souhaitable. IntraGPT se pilote comme un chat mais regarde directement dans votre comptabilité. Le connecteur est rattaché à cette seule administration, ne récupère que ce que la question exige et consigne chaque action au journal.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Moneybird ?
Oui. Moneybird fait partie des logiciels comptables qu'IntraGPT sait exploiter : consulter les contacts et les factures de vente, et préparer sur demande une relation ou une facture en brouillon. La liaison emprunte la voie d'intégration officielle de Moneybird, avec une clé que vous émettez vous-même.
Combien coûte un connecteur Moneybird ?
Le raccordement fait partie du parcours que nous menons ensemble. Ce qui détermine la charge, c'est le nombre d'administrations, la possibilité d'écrire et les rôles autorisés à utiliser l'assistant. Un court échange rend cela concret, y compris ce qui doit être réglé de votre côté.
Combien de temps prend la mise en place ?
Établir la connexion demande peu de temps. Le délai passe surtout à décider qui peut utiliser l'assistant et si l'écriture est autorisée. Avec une seule administration et en consultation seule, vous êtes opérationnel le jour même.
Pourquoi l'assistant ne voit-il pas notre deuxième administration ?
Un connecteur appartient à une administration, et c'est volontaire. Si vous tenez plusieurs comptabilités, nous les configurons séparément avec des noms reconnaissables. L'utilisateur sait ainsi toujours de quelle société parle la réponse, et les chiffres ne peuvent pas se mélanger à son insu.
L'assistant peut-il voir les dépenses ou la déclaration de TVA ?
Non. Le connecteur couvre les contacts et les factures de vente. Les dépenses, les mouvements bancaires et la déclaration restent en dehors, l'assistant ne répond donc pas à leur sujet. Si vous souhaitez les ajouter, dites-le nous et nous regarderons ce que cela demande.
Que signifient brouillon, ouverte, payée et en retard ?
Ce sont les statuts que Moneybird attribue à une facture de vente. Un brouillon n'est pas envoyé, une facture ouverte est envoyée mais non réglée, payée parle d'elle-même et en retard a dépassé l'échéance. L'assistant emploie ces mêmes mots, pour qu'une réponse colle à ce que vous voyez à l'écran.
Faut-il autoriser l'assistant à préparer des factures ?
C'est un choix d'administrateur. La consultation seule suffit pour les questions sur les encours et les clients. Si vous activez la préparation, elle n'intervient que sur demande explicite et le résultat reste un brouillon. Vous pouvez l'activer plus tard, une fois la consultation éprouvée.