Connecter Exact Online à l'IA : des réponses issues de la compta sans se connecter
Exact Online peut être connecté à l'IA. IntraGPT travaille dans l'administration que vous indiquez, lit les débiteurs et les factures de vente, et peut créer une facture de vente si vous l'autorisez. Les questions sur les encours ou sur ce qu'un client a acheté ce trimestre reçoivent une réponse issue de la comptabilité elle-même, sans connexion ni export.
Ce que le connecteur extrait d'Exact Online
Récupérer les débiteurs
L'agent lit les comptes clients dans la partie CRM d'Exact Online, filtrés par nom, code ou autre champ. Il ne récupère que les champs utiles à la question, pas tout le fichier clients.
Lire les factures de vente
Les factures de vente reviennent avec leurs montants, leurs dates et le compte associé. Avec un filtre sur la période ou le statut, l'agent répond à des questions comme quelles factures du mois dernier restent ouvertes.
Créer une facture de vente
L'agent peut enregistrer une facture de vente avec le compte, une description et les lignes. C'est une véritable écriture dans la comptabilité : il ne le fait que sur demande explicite et après avoir montré ce qui sera écrit.
Chercher précisément, pas exporter
L'assistant cherche par client, période, statut ou montant et ne récupère que ce qui concerne la question. Les réponses restent rapides et l'agent ne voit jamais plus de la comptabilité que ce que la question exige.
La bonne administration
L'administration retenue est fixée à la configuration. Avec plusieurs administrations, vous créez un connecteur par administration, pour que les chiffres ne se mélangent jamais.
Là où le connecteur change la donne
Commercial
- Situation
- Un commercial s'apprête à envoyer un devis et veut savoir si ce client a encore des factures ouvertes.
- Ce que fait l’agent
- L'agent retrouve le compte dans les débiteurs et récupère ses factures de vente avec leur statut.
- Résultat
- Une réponse pendant la conversation au lieu d'un e-mail à la comptabilité et d'une demi-journée d'attente.
Comptabilité
- Situation
- En fin de mois, il faut savoir quelles factures ne sont pas payées et par qui.
- Ce que fait l’agent
- L'agent filtre les factures de vente par période et par statut et les regroupe par compte.
- Résultat
- Un aperçu directement dans le chat, avec la possibilité d'approfondir client par client.
Direction
- Situation
- La direction veut voir par trimestre quels clients génèrent le plus de chiffre d'affaires, sans ouvrir un outil de reporting.
- Ce que fait l’agent
- L'agent récupère les factures de vente de la période, limite les champs au montant et au compte et additionne.
- Résultat
- Un chiffre avec sa source, et la question suivante peut être posée immédiatement.
Organisation projet
- Situation
- À la clôture d'un projet, une facture doit partir avec les bonnes lignes.
- Ce que fait l’agent
- L'agent propose les lignes à partir de ce qui a été convenu et n'enregistre la facture qu'après validation.
- Résultat
- Moins de ressaisie et une facture prête le jour même.
La mise en place en quatre étapes
-
1
Établir la connexion
Un administrateur disposant des droits sur l'administration accorde depuis la plateforme l'autorisation de consulter Exact Online en votre nom. Cette autorisation vit dans votre propre compte Exact et se retire au même endroit.
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2
Choisir l'administration
Vous choisissez l'administration visible par le connecteur. Un connecteur par administration, pour qu'aucun chiffre d'une autre comptabilité n'apparaisse dans une réponse.
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3
Lecture ou écriture aussi
Par défaut, le connecteur se contente de lire. Si vous voulez que l'agent puisse créer une facture de vente, vous l'activez séparément ; sinon l'action reste hors de portée du modèle.
-
4
Suivre dans le journal
Chaque question posée à Exact Online est inscrite au journal avec l'action et le résultat. Si l'autorisation expire, le connecteur le signale et demande à l'administrateur de la renouveler, au lieu de réessayer en silence.
Les données financières et qui peut les voir
Une comptabilité est sensible : chiffre d'affaires, marges et comportement de paiement des clients. Le connecteur est conçu pour que seules les personnes habilitées en voient quelque chose.
Où résident les données: France
L'accès reste le vôtre
Le connecteur fonctionne avec une autorisation que vous accordez et révoquez vous-même. IntraGPT ne conserve aucun mot de passe Exact Online.
Pas pour tout le monde
Vous décidez dans IntraGPT quels rôles peuvent utiliser l'agent financier. Un assistant destiné à l'atelier ne le voit tout simplement pas.
Chaque écriture traçable
Chaque consultation est inscrite au journal avec l'action et le résultat. Pour une facture créée, on retrouve donc quand et à la demande de qui cela s'est produit.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les chiffres d'Exact Online ne partent pas vers un fournisseur de modèle américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Questions sur le connecteur Exact Online
Puis-je connecter Exact Online à ChatGPT ?
ChatGPT n'a pas de connexion intégrée à Exact Online, et coller sa comptabilité dans un chatbot public n'est pas une bonne idée. Avec IntraGPT, vous discutez de la même manière, mais avec un connecteur lié à une seule administration, qui ne récupère que ce dont la question a besoin et consigne chaque consultation.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Exact Online ?
Oui. Exact Online figure dans le catalogue d'IntraGPT avec un connecteur dédié aux débiteurs, aux factures de vente et à la création d'une facture de vente, bâti sur la liaison officielle fournie par Exact.
Cela fonctionne-t-il aussi avec Exact Globe ou Exact Online Belgique ?
Le connecteur fonctionne avec Exact Online, y compris en Belgique. À la configuration, vous choisissez simplement l'administration belge ; rien d'autre ne change. Exact Globe est un autre produit avec une autre entrée ; dites-nous ce que vous utilisez et nous l'examinerons.
L'IA peut-elle enregistrer des factures elle-même ?
Uniquement si vous l'activez. Dans ce cas, l'agent ne crée une facture de vente qu'après une demande explicite et montre d'abord le compte, la description et les lignes qu'il veut écrire. Vous contrôlez donc les montants, la TVA et le compte général avant que quoi que ce soit n'entre dans la comptabilité.
Combien coûte un connecteur Exact Online ?
Le connecteur fait partie du projet mené ensemble. Ce qui détermine le travail, c'est le nombre d'administrations, la nécessité d'écrire et les rôles autorisés à utiliser l'agent. Nous le précisons lors d'un entretien de trente minutes.
Combien de temps prend la mise en place ?
Une fois l'autorisation accordée par l'administrateur et l'administration connue, l'activation prend quelques minutes. Le délai tient surtout à l'organisation interne : qui peut accorder cette autorisation et quels collaborateurs peuvent utiliser l'agent.
Que se passe-t-il si l'autorisation expire ?
L'autorisation dans Exact Online a une durée limitée et se renouvelle d'elle-même tant qu'elle reste valable. Si elle expire malgré tout, parce que quelqu'un l'a retirée ou que le compte a changé, le journal le dit en toutes lettres et le connecteur demande à l'administrateur d'en accorder une nouvelle. Il n'insiste pas à l'aveugle.
L'IA voit-elle toutes les données financières ?
Non. Chaque action est limitée aux débiteurs et aux factures de vente d'une seule division, et l'agent ne récupère que les données utiles à la question. Aucune action n'exporte l'ensemble de l'administration.