Connecter Simplicate à l'IA : heures, projets et clients dans une seule réponse
Simplicate peut être connecté à l'IA. L'assistant récupère les projets, les heures saisies, les collaborateurs et les clients de votre propre environnement Simplicate, et peut préparer une facture rattachée à un projet. Les heures sont toujours demandées dans un cadre : sur une période, pour un projet ou pour une personne, jamais toutes à la fois. Préparer une facture est un choix distinct.
Ce que l'assistant tire de Simplicate
Les projets et leur avancement
Vous demandez un projet par son nom et vous obtenez son état d'avancement et le budget prévu. La question de savoir si quelque chose tourne encore, et s'il reste de la marge, est réglée d'un coup.
Les heures saisies sur une période
L'assistant récupère les saisies de temps pour une période choisie, un projet ou une personne. Jamais tout à la fois : le cadrage est dans la question, pour que la réponse soit exploitable d'emblée.
Qui y travaille
Les collaborateurs de Simplicate remontent également, pour qu'une question sur la charge d'un collègue porte bien sur ce collègue et non sur quelqu'un au nom voisin.
Les clients du CRM
Les organisations de la partie CRM se retrouvent par leur nom. De là, l'assistant enchaîne vers les projets de ce client et les heures qui y ont été saisies.
Préparer une facture liée à un projet
L'assistant monte une facture rattachée au projet, avec la date, le délai de paiement et les lignes. Comme il s'agit d'argent et d'un client, il montre d'abord le tout et ne prépare rien avant votre accord.
Du travail que les prestataires reconnaissent
Gestion de projet
- Situation
- Lors de la réunion hebdomadaire, la question est de savoir combien d'heures ont été saisies ce mois-ci sur un projet et si cela suit le budget.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le projet, récupère les heures du mois et les place à côté du budget rattaché au projet.
- Résultat
- La réunion obtient le chiffre tout de suite et peut enchaîner sur ce qu'il faut faire.
Gestion de comptes
- Situation
- Un client demande un point de situation et la responsable veut savoir quels projets tournent pour cette organisation.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le client dans le CRM et cite les projets rattachés, avec leur avancement.
- Résultat
- Une réponse complète sur le client sans devoir aller chercher quelqu'un de la gestion de projet.
Opérations
- Situation
- Le planificateur veut savoir à quel point une personne a été chargée ces dernières semaines, pour juger si du travail peut encore s'ajouter.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant récupère les heures de cette personne sur les semaines choisies et les présente semaine par semaine.
- Résultat
- Une discussion étayée sur le planning, au lieu d'une estimation de mémoire.
Comptabilité
- Situation
- En fin de mois, les projets terminés doivent être facturés.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant récupère le projet, propose les lignes de facture avec le délai de paiement et attend la validation.
- Résultat
- Moins de ressaisie et un contrôle qui se fait à l'écran plutôt que dans un tableur.
Ce qu'il faut régler au départ
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1
Établir la connexion
Dans Simplicate, vous créez vous-même une paire de clés pour le connecteur. Elle reste la vôtre et peut y être révoquée, après quoi l'assistant ne voit plus rien.
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2
Convenir de la façon d'interroger les heures
Nous consignons qu'une question sur les heures contient toujours une période, un projet ou une personne. Cet accord évite qu'une montagne de saisies que personne ne lira traverse la conversation.
-
3
Choisir qui peut l'utiliser
Vous décidez quels rôles ou services travaillent avec l'assistant Simplicate, et s'ils voient aussi le volet financier. Tous les collègues n'ont pas besoin d'accéder aux heures d'un autre.
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4
Facturation activée ou non, et relecture
La consultation fonctionne tout de suite. Préparer une facture s'active à part ou reste désactivé. Chaque action arrive dans le journal, donc on voit ce qui a été consulté et par qui.
Heures, tarifs et qui a le droit de les voir
La saisie des temps concerne des personnes précises, et un budget de projet en dit long sur les marges. C'est plus sensible qu'une simple liste de clients.
Où résident les données: France
L'accès reste le vôtre
La paire de clés est créée dans votre propre environnement Simplicate et peut y être révoquée. Aucun identifiant ni mot de passe de collaborateur n'est conservé.
Tout le monde n'interroge pas ses collègues
Les heures par personne sont des données personnelles. Vous décidez qui peut utiliser l'assistant Simplicate, pour que tous les collègues ne puissent pas consulter les saisies d'un autre.
Traçable après coup
Chaque question et chaque facture préparée figure dans le journal, avec le moment et la personne. C'est utile lors d'un contrôle, et cela garde la discussion sur les heures saine.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les heures, budgets et données clients issus de Simplicate ne partent pas chez un fournisseur de modèles américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Doutes et réponses autour de Simplicate
Puis-je connecter Simplicate à ChatGPT ?
ChatGPT n'a pas de connexion intégrée à Simplicate, et les saisies de temps de collègues n'ont pas leur place dans un chatbot public. Avec IntraGPT, vous discutez de la même façon, via un connecteur qui repose sur votre propre accès et interroge toujours dans un cadre. Chaque action arrive dans le journal.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Simplicate ?
Oui. Simplicate figure dans la liste des connecteurs d'IntraGPT et est utilisé chez des clients. L'assistant récupère projets, heures, collaborateurs et clients, et peut préparer une facture liée à un projet si vous l'autorisez.
Simplicate est-il un logiciel de comptabilité ?
Non, et c'est une confusion fréquente. Simplicate réunit CRM, projets et saisie des temps, et sait en tirer une facture. Le grand livre se trouve, dans la plupart des organisations, dans un logiciel comptable distinct. Si vous voulez que l'assistant connaisse les deux, vous ajoutez un second connecteur à côté.
Pourquoi l'assistant ne récupère-t-il pas simplement toutes les heures ?
Parce que cela ne donne pas de réponse et fait circuler beaucoup d'informations sur des collègues. La règle est qu'une question contient toujours une période, un projet ou une personne. Si vous demandez plus large, l'assistant propose d'abord un cadrage et l'attend.
L'assistant peut-il aussi saisir ou corriger des heures ?
Non. Les heures sont uniquement consultées, jamais modifiées. C'est délibéré : une saisie de temps sert de base à la facturation et à la justification vis-à-vis du client, et elle doit venir de la personne elle-même. Les corrections restent donc du travail humain dans Simplicate.
L'assistant peut-il préparer des factures lui-même ?
Uniquement si vous l'activez. C'est un choix conscient, car une facture touche à l'argent et à un client. Une fois activé, l'assistant montre d'abord le projet, la date, le délai de paiement et les lignes, et ce n'est qu'après un accord explicite que la facture est prête dans Simplicate.
Combien coûte un connecteur Simplicate ?
La connexion fait partie du projet mené ensemble. La charge dépend du fait que l'assistant se contente de consulter ou facture aussi, des rôles autorisés à atteindre les heures et du nombre d'autres sources réunies dans le même assistant.
Combien de temps prend la mise en place ?
Dès que l'accès est réglé, le connecteur est en place rapidement. Le délai tient surtout à l'accord sur qui peut consulter les heures d'autrui et sur l'autorisation de préparer des factures. Ce sont des choix souvent discutés en interne d'abord.