Connecter Gripp à l'IA : travaux en cours, clients et facturation dans une conversation
Gripp peut être connecté à l'IA. L'assistant retrouve les projets en cours, y associe les clients concernés et montre où en est la facturation. Il peut préparer un devis dans Gripp, mais uniquement lorsque quelqu'un le demande explicitement. Les questions sur les travaux en cours trouvent donc leur réponse dans Gripp lui-même, sans que personne n'ouvre le système.
Ce que l'assistant consulte dans Gripp
Les projets en cours
L'assistant identifie les missions en cours et celles qui se terminent bientôt, pour la période que vous indiquez. La réponse porte ainsi sur le travail actuel et non sur des dossiers clos depuis longtemps.
Les clients dans Gripp
Les contacts et les sociétés viennent en complément lorsque c'est utile : à quel client se rattache une mission, quelles missions tournent chez ce client. L'assistant retrouve le client par son nom.
L'état de la facturation
Les factures reviennent avec leur montant, leur date et leur statut. L'assistant répond ainsi à des questions comme ce qui a été facturé ce mois-ci et ce qui reste en attente chez quel client.
Préparer un devis
L'assistant peut créer un nouveau devis dans Gripp. Il ne le fait qu'après une demande explicite et résume ensuite ce qui a été préparé, pour que la personne qui l'envoie sache ce qu'il contient.
Toujours dans une période
Pour une question sans repère de temps, l'assistant demande d'abord quelle période ou quel statut vous visez. La réponse concerne ainsi le travail du moment et non tout ce que l'agence a jamais produit.
Des situations tirées du quotidien d'une agence
Agence
- Situation
- Le chef de projet démarre la semaine et veut savoir quelles missions se poursuivent et lesquelles se terminent ce mois-ci.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve les missions en cours sur cette période et les présente par client.
- Résultat
- Un aperçu dans le chat, sans que personne doive d'abord construire un rapport dans Gripp.
Direction
- Situation
- Avant un entretien avec le comptable, le dirigeant veut connaître l'état de la facturation du mois.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant récupère les factures du mois et montre ce qui est parti et ce qui reste ouvert.
- Résultat
- Un chiffre avec sa source, et la possibilité d'approfondir immédiatement client par client.
Commercial
- Situation
- Une nouvelle demande arrive d'un client déjà connu, mais plus personne ne se souvient de ce qui avait été convenu.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le client et rassemble les missions et les factures qui y sont rattachées.
- Résultat
- L'échange avec le client commence avec le bon historique au lieu d'une recherche.
Administration
- Situation
- Après un accord par e-mail, un devis doit exister dans Gripp, et cela attend que quelqu'un trouve le temps.
- Ce que fait l’agent
- Sur demande explicite, l'assistant prépare le devis avec le client et les lignes convenues, puis résume ce qui figure désormais dans Gripp.
- Résultat
- Le devis est prêt le jour même, à relire et à envoyer.
Planification
- Situation
- Au lancement de la semaine, la question est de savoir quels clients ont plusieurs missions en cours en même temps.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant met les missions en cours en regard des clients concernés et les regroupe.
- Résultat
- La charge devient visible avant que la planification ne se bloque, et non après.
De l'activation à la première réponse
-
1
Activer le connecteur
Vous donnez à IntraGPT un accès à Gripp au moyen d'une clé issue de votre propre environnement. Cet accès peut être retiré à tout moment.
-
2
Les rôles décident de l'usage
Vous définissez quels rôles peuvent travailler avec l'assistant Gripp. Pour le reste de l'organisation, il n'existe pas.
-
3
Ce que l'assistant voit
Les projets, les clients et les factures, à chaque fois pour la période ou le client concerné par la question. Le suivi des temps et la modification des missions n'en font pas partie.
-
4
Ce qui est consigné
Chaque question et chaque action arrive au journal. Pour un devis préparé, on retrouve donc quand cela s'est produit et à la demande de qui.
Chiffres de projet, tarifs et qui peut les voir
Gripp contient ce que rapporte une mission et ce que paie un client. Tout le monde dans l'organisation n'a pas besoin de pouvoir interroger cela.
Où résident les données: France
L'accès reste le vôtre
Le connecteur fonctionne avec un accès que vous accordez et retirez vous-même. Ensuite l'assistant ne peut plus rien dans Gripp, sans qu'il faille modifier quoi que ce soit dans IntraGPT.
Pas pour tous les collaborateurs
Vous décidez quels rôles peuvent utiliser l'assistant Gripp. Un assistant destiné à l'atelier ne le voit pas, même si quelqu'un le demande.
L'écriture tient en un geste
De tout ce que l'assistant sait faire, une seule chose modifie Gripp : la préparation d'un devis. Il ne peut ni changer une mission, ni imputer des heures, ni envoyer une facture.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les chiffres de projet et les tarifs issus de Gripp ne partent pas vers un fournisseur de modèle américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Questions fréquentes sur Gripp et l'IA
Puis-je connecter Gripp à ChatGPT ?
ChatGPT n'a pas de connexion à Gripp, et coller sa gestion de projet dans un chatbot public n'est pas envisageable pour la plupart des agences. Avec IntraGPT, vous discutez de la même manière, mais avec un connecteur que vous activez et désactivez vous-même, disponible par rôle et dont chaque action est consignée.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Gripp ?
Oui. Gripp fait partie des systèmes qu'IntraGPT connecte en standard, avec les projets, les clients et les factures à consulter et la possibilité de préparer un devis.
L'assistant peut-il créer ou modifier quelque chose dans Gripp ?
Uniquement préparer un devis, et seulement si vous activez cette possibilité. Il agit après une demande explicite et indique ensuite ce qu'il a préparé. La relecture, la signature et l'envoi restent humains. Modifier une mission ou imputer des heures lui est impossible.
Tout le monde verra-t-il nos tarifs et nos marges ?
Non. Vous décidez par rôle qui peut travailler avec l'assistant Gripp. Un assistant ouvert à toute l'organisation n'est tout simplement pas relié à Gripp. Le volet financier reste donc visible pour les personnes qui y ont déjà accès aujourd'hui.
Pouvons-nous commencer en lecture seule et élargir plus tard ?
Oui, et c'est ce que font la plupart des agences. Vous commencez par la consultation, et ce n'est qu'une fois l'usage installé que vous activez la préparation de devis. Élargir ou revenir en arrière est un réglage, pas un nouveau projet.
Cela continue-t-il de fonctionner si la personne qui l'a mis en place quitte l'entreprise ?
Oui. Le connecteur appartient à l'organisation et non au compte personnel d'un collaborateur. Si quelqu'un part, le connecteur reste en place. Si vous voulez l'arrêter, vous retirez l'accès et c'est immédiat.
Combien coûte un connecteur Gripp ?
La connexion fait partie du projet mené ensemble. Ce qui détermine le travail, c'est de savoir si l'on se limite à la lecture ou si la préparation de devis est autorisée, quels rôles peuvent utiliser l'assistant et si Gripp est la seule source ou s'il est interrogé avec la comptabilité. Nous le précisons lors d'un premier entretien.
Combien de temps prend la mise en place ?
Dès que l'accès est réglé, le connecteur est actif en quelques minutes. Le délai tient surtout à l'organisation interne : qui l'active et quels collaborateurs peuvent utiliser l'assistant.