Connecter HubSpot à l'IA : retrouver contacts et deals sans changer d'onglet
HubSpot CRM peut être connecté à l'IA. L'assistant retrouve les contacts, montre quels deals figurent dans le pipeline et à quelle étape, et peut enregistrer un contact, un deal ou une note. Des questions comme qui est l'interlocuteur chez un client ou ce qui a été dit en dernier reçoivent une réponse dans la conversation, sans que personne ouvre HubSpot.
Les objets HubSpot auxquels l'assistant touche
Retrouver un contact
L'assistant retrouve un contact par nom, adresse e-mail, numéro de téléphone ou société et montre les informations utiles à la question. Il indique dans la foulée quels deals et quelles dernières notes y sont rattachés.
Enregistrer un nouveau contact
Une personne absente de HubSpot est enregistrée avec les informations que vous fournissez. L'assistant vérifie d'abord si elle est déjà connue, car un doublon signifie un historique coupé en deux et deux collègues qui appellent sans le savoir.
Voir ce que contient le pipeline
Demandez les deals d'une étape donnée, d'un propriétaire donné ou autour d'un client précis, et l'assistant remonte exactement ceux-là. Il cite l'étape, le montant et le propriétaire : la semaine commence par une liste plutôt que par un filtrage.
Créer un deal
L'assistant peut placer un nouveau deal dans le pipeline, à l'étape que vous employez pour cela. C'est un vrai deal que les collègues verront aussitôt : il ne le fait donc que si vous le demandez et après avoir montré ce qu'il veut enregistrer.
Consigner un échange
Un appel, un e-mail ou une réunion est gardé en note sur le bon contact ou le bon deal. Quelque chose figure ainsi dans la chronologie, même quand la personne qui a appelé n'a pas eu le temps de le saisir.
Là où les équipes commerciales gagnent du temps
Commercial
- Situation
- Un commercial reçoit un appel en déplacement et ignore si un dossier existe déjà pour cette société.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant cherche sur le numéro et la société, puis renvoie les dernières notes du contact.
- Résultat
- La conversation démarre sur ce qui a déjà été convenu, pas de zéro.
Direction commerciale
- Situation
- Avant la réunion du lundi, le responsable veut savoir quels deals sont en négociation et à qui ils appartiennent.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant récupère les deals de cette étape et les classe par date de clôture attendue.
- Résultat
- Une liste dans le chat, avec la possibilité d'approfondir deal par deal.
Sédentaires
- Situation
- Après un salon, une pile de cartes de visite et de notes attend d'être saisie.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant confronte chaque nom aux contacts existants et n'enregistre que les manquants, avec la note associée.
- Résultat
- Le suivi est dans le CRM la semaine même, sans fiches en double.
Service client
- Situation
- Un conseiller reçoit une question sur un projet en cours et ignore qui le suit côté commercial.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le contact, lit le deal associé et indique le propriétaire et l'étape actuelle.
- Résultat
- La question arrive du premier coup chez le bon collègue.
Marketing
- Situation
- Une campagne produit une liste d'inscrits et la question est de savoir lesquels sont déjà clients.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant vérifie pour chaque inscrit si la personne figure dans HubSpot et si un deal est en cours.
- Résultat
- Le suivi part vers les bonnes personnes et les clients existants évitent un e-mail de prospection.
De la première connexion à l'usage quotidien
-
1
Établir la connexion
Vous délivrez depuis HubSpot une clé propre à IntraGPT. Cette clé reste la vôtre et peut être révoquée à tout moment, ce qui arrête le connecteur aussitôt.
-
2
Décider ce que voit l'assistant
Vous choisissez la partie du CRM qui participe : contacts, deals, notes. Ce que vous n'ouvrez pas n'existe tout simplement pas pour l'assistant.
-
3
Lecture seule ou écriture en retour
Par défaut, l'assistant se contente de regarder. Si vous voulez qu'il enregistre aussi un contact, un deal ou une note, vous l'activez séparément, et même alors il montre d'abord ce qu'il compte écrire.
-
4
Choisir les rôles et garder un œil
Vous décidez quels rôles ou services peuvent utiliser l'assistant CRM. Chaque action figure au journal, et la mise en place se fait avec votre administrateur.
Des données clients dans un CRM utilisé par toute l'entreprise
HubSpot contient des noms, des numéros de téléphone et des comptes rendus concernant des personnes qui n'y ont aucun accès. Le connecteur est donc strictement délimité.
Où résident les données: France
L'accès reste chez vous
La clé avec laquelle travaille le connecteur, c'est vous qui la délivrez et vous qui la retirez. IntraGPT ne conserve aucun mot de passe HubSpot et n'agit jamais sous le compte personnel d'un collaborateur.
Tous les rôles n'ont pas le CRM
Vous décidez quels rôles peuvent utiliser l'assistant CRM. Un assistant destiné à l'atelier ou aux documents n'a aucune entrée vers HubSpot.
Seulement ce que la question exige
L'assistant récupère les informations qui correspondent à la question posée, pas davantage. Il n'existe aucun moyen de demander ou d'exporter l'ensemble du fichier de contacts d'un seul coup.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les coordonnées et les comptes rendus issus de HubSpot ne partent pas vers un fournisseur de modèle américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Questions fréquentes sur HubSpot et l'IA
Puis-je connecter HubSpot à ChatGPT ?
ChatGPT n'a aucune connexion à votre environnement HubSpot, et coller des données clients dans un chatbot public est imprudent. Avec IntraGPT, vous discutez de la même façon, mais via un connecteur rattaché à votre propre environnement. L'assistant ne récupère que ce qui relève de la question et chaque action reste consultable après coup.
IntraGPT fonctionne-t-il avec HubSpot ?
Oui, HubSpot CRM est une intégration opérationnelle, déjà utilisée chez des clients. L'assistant peut retrouver et enregistrer des contacts, consulter et créer des deals dans le pipeline, et garder un échange en note. Ce qui est activé relève de votre décision.
L'assistant va-t-il créer des contacts en double ?
Le connecteur est précisément conçu pour l'éviter. L'assistant vérifie si la personne figure déjà dans HubSpot avant d'enregistrer quoi que ce soit. S'il trouve une correspondance sur l'adresse e-mail, le nom ou la société, il utilise ce contact. Quand la correspondance n'est pas certaine, il vous rend la décision au lieu de deviner.
L'assistant peut-il déplacer des deals vers une autre étape ?
Uniquement si vous avez activé l'écriture en retour, et même alors cela n'arrive pas tout seul. L'assistant s'appuie sur les étapes qui existent dans votre pipeline et montre d'abord ce qu'il veut enregistrer. Sans demande explicite, rien ne change dans le CRM, et l'on retrouve ensuite quand et à la demande de qui un deal a été modifié.
Dans quelle devise les montants reviennent-ils ?
Dans la devise de votre environnement HubSpot. Si vous gérez plusieurs devises, tenez-en compte au moment d'additionner. L'assistant ne convertit pas et n'invente aucun taux de change, il montre ce qui est renseigné sur le deal.
L'assistant voit-il tout ce que contient HubSpot ?
Non. Vous indiquez à l'avance quelle partie du CRM participe et quelles informations l'assistant peut voir. Tout le reste lui demeure invisible, même si quelqu'un le demande explicitement. C'est un choix délibéré de votre administrateur, modifiable à tout moment.
Combien coûte un connecteur HubSpot ?
Le connecteur fait partie du projet mené ensemble. Le travail dépend de la part du CRM concernée, de l'autorisation d'écrire en retour et des rôles qui reçoivent l'assistant. Nous le précisons lors d'un entretien de trente minutes.
Combien de temps prend la mise en place ?
Une fois la connexion à HubSpot établie, l'activation prend quelques minutes. Le délai tient surtout à l'accord interne sur qui peut mettre en place le connecteur et quelles équipes utilisent l'assistant. La simple consultation se décide plus vite que le droit d'écrire en retour.