Connecter Xero à l'IA : encours et plan comptable en une seule question
Xero peut être connecté à l'IA. L'assistant montre quelles factures de vente restent impayées, retrouve clients et fournisseurs et consulte le plan comptable, et il peut établir une facture de vente sur demande. Tout reste dans l'organisation pour laquelle vous avez donné votre accord.
Quatre choses que l'assistant tire de Xero
Voir ce qui reste dû
L'assistant montre les factures de vente qui correspondent à la question : celles d'un client, celles d'une période, ou tout ce qui n'est pas encore payé. Les brouillons restent de côté, car ils ne comptent pas comme encours.
Retrouver clients et fournisseurs
Les contacts de Xero regroupent clients et fournisseurs. L'assistant cherche par nom et montre ce qui est enregistré pour cette relation, sans que vous ayez à connaître l'orthographe exacte de la saisie.
Consulter le plan comptable
Pour savoir sur quel compte du grand livre imputer une écriture, l'assistant nomme le compte avec son code et son type. Cela évite de fouiller une ancienne écriture et de recopier un code de mémoire.
Établir une facture de vente
Sur demande, l'assistant rédige une facture de vente avec le client, les lignes, la date, l'échéance et une référence comme un numéro de projet. Cela touche la comptabilité réelle : il montre d'abord ce qui sera écrit.
Une vue par client ou par période
En rapprochant les factures d'une période, l'assistant répond à des questions comme ce qu'un client a acheté sur l'année écoulée, avec les factures qui l'attestent.
Des situations où le connecteur Xero fait gagner du temps
Finance
- Situation
- Le contrôleur de gestion veut savoir quelles factures ont dépassé leur échéance sans construire un rapport.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant regroupe par client les factures autorisées arrivées à échéance.
- Résultat
- Une liste de travail prête au moment même où la question est posée.
Expertise comptable
- Situation
- Un collaborateur doit savoir sur quel compte du grand livre imputer une charge récurrente.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le compte dans le plan comptable et en précise le code et le type.
- Résultat
- Une imputation correcte, sans fouiller dans une ancienne écriture.
Commercial
- Situation
- Avant un renouvellement, un commercial veut voir ce qui a été facturé à ce client sur l'année écoulée.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le contact et liste les factures de ce client sur la période.
- Résultat
- Un entretien client appuyé sur des chiffres plutôt que sur une estimation de mémoire.
Projets
- Situation
- Une mission terminée doit être facturée avec les lignes convenues et la bonne échéance.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant propose les lignes, ajoute le numéro de projet en référence et attend la validation.
- Résultat
- La facture est dans Xero le jour même et le chef de projet ne ressaisit rien.
Achats
- Situation
- Quelqu'un veut savoir si un fournisseur existe déjà avant d'en créer un nouveau.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant cherche dans les contacts par nom et rend compte de ce qu'il trouve.
- Résultat
- Pas de fournisseur en double dans la comptabilité et un carnet d'adresses plus propre.
Raccorder Xero, étape par étape
-
1
Donner son accord dans Xero
Une personne disposant des droits nécessaires accorde son autorisation au connecteur pour une organisation. Cette autorisation apparaît dans Xero parmi les applications connectées et se retire là en une seule opération.
-
2
Choisir ce qui s'ouvre
Vous décidez quelles parties l'assistant peut consulter, par exemple les factures et les contacts mais pas le plan comptable. Ce que vous laissez fermé n'existe pas pour lui.
-
3
Activer l'écriture à part
Établir une facture de vente est un interrupteur distinct. Beaucoup d'organisations commencent par la seule consultation et ne l'activent qu'une fois clair qui utilise l'assistant et pour quoi.
-
4
Désigner les utilisateurs et suivre
Vous désignez les rôles autorisés à utiliser l'assistant, et chaque action arrive au journal. Pour une facture établie, on retrouve ainsi quand et à la demande de qui cela s'est produit.
Garder la main sur qui consulte les comptes
Le chiffre d'affaires, les marges et le comportement de paiement des clients ne sont pas des informations d'entreprise ordinaires. Le connecteur reste donc étroit et entièrement traçable.
Où résident les données: France
Une autorisation que vous retirez
La connexion repose sur une autorisation visible dans Xero parmi les applications connectées. Retirez-la et le connecteur s'arrête immédiatement. IntraGPT ne conserve aucun mot de passe Xero.
Seulement les parties utiles
Vous pouvez limiter le connecteur à la consultation, voire aux seules factures et contacts. Ce qui est désactivé reste inatteignable dans une conversation, même si quelqu'un le demande explicitement.
Traçable jusqu'à la question
Chaque action arrive au journal. Pour une facture établie, on peut donc établir quand cela s'est produit et quelle question l'a précédée.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les chiffres issus de Xero ne partent pas vers un fournisseur de modèle américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Connecteur Xero : les questions les plus fréquentes
Puis-je connecter Xero à ChatGPT ?
ChatGPT n'a aucune connexion vers Xero, et déposer des chiffres comptables dans un chatbot public est imprudent. IntraGPT offre la même manière de poser des questions, avec un connecteur rattaché à une seule organisation. L'assistant ne récupère que ce que la question exige et chaque action arrive au journal.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Xero ?
Oui. Xero fait partie des logiciels comptables qu'IntraGPT sait exploiter : consulter les factures de vente, les contacts et le plan comptable, et établir une facture sur demande. La liaison emprunte la voie d'intégration officielle de Xero, liée à votre organisation.
Combien coûte un connecteur Xero ?
Le raccordement fait partie du parcours que nous menons ensemble. L'ampleur dépend du nombre d'organisations, de l'autorisation ou non d'établir des factures et des rôles concernés. Un premier échange permet de poser tout cela.
Combien de temps prend la mise en place ?
L'autorisation elle-même représente quelques opérations dans Xero. Ensuite nous définissons les parties ouvertes et leurs utilisateurs. Le délai tient surtout à la rapidité avec laquelle une personne disposant des bons droits peut donner son accord.
Quelle différence entre une facture en brouillon, autorisée et payée ?
Un brouillon reste modifiable et ne compte nulle part. Une facture autorisée est définitive et reste en encours tant qu'elle n'est pas réglée. Une facture payée est soldée. Si vous interrogez les encours, l'assistant regarde les factures autorisées et laisse volontairement les brouillons de côté.
L'assistant peut-il voir les relevés bancaires ou les factures fournisseurs ?
Le connecteur porte sur les factures de vente, les contacts et le plan comptable. Les mouvements bancaires et les factures fournisseurs n'en font pas partie, l'assistant ne répond donc pas à leur sujet depuis Xero. Si ces données vous sont nécessaires, dites-le nous et nous verrons ce que l'ajout demande.
Comment gérer plusieurs organisations Xero ?
Une autorisation appartient à une organisation. Pour chaque comptabilité, vous montez donc un connecteur distinct avec son propre nom. C'est voulu : une réponse ne peut jamais mélanger discrètement les chiffres de deux comptabilités, et vous décidez par organisation qui a le droit de l'utiliser.
Que se passe-t-il si le même client figure deux fois ?
La réponse sur ce client risque d'être incomplète, car les factures sont réparties sur deux contacts distincts. L'assistant le signale lorsqu'il rencontre plusieurs relations portant le même nom plutôt que d'en choisir une. Le nettoyage reste une opération manuelle dans Xero, mais vous savez au moins que le cas se présente.