Connecter QuickBooks Online à l'IA : des chiffres sans ouvrir l'application
QuickBooks Online peut être connecté à l'IA. L'assistant retrouve les factures et les clients, obtient le compte de résultat sur une période et peut créer une facture sur demande. Il travaille dans l'administration pour laquelle vous avez donné votre accord, afin que les chiffres de plusieurs sociétés ne se mélangent jamais.
Trois usages que l'assistant fait de QuickBooks
Retrouver les factures liées à la question
L'assistant cherche dans les factures avec une intention précise : celles d'un client, celles d'une période, ou uniquement celles au-dessus d'un montant. Vous obtenez une réponse courte plutôt qu'un export à filtrer vous-même.
Compte de résultat sur une période
Pour savoir comment s'est déroulé un mois ou un trimestre, l'assistant obtient le compte de résultat de QuickBooks. C'est le même résultat que celui que voit votre comptable, donc plus fiable qu'une addition de factures à la main.
Ajouter les données du client
Sur une question concernant un client, l'assistant retrouve sa fiche et place les factures à côté. La personne au téléphone sait immédiatement à qui elle parle et de quoi il retourne.
Créer une facture
Sur demande, l'assistant crée une facture avec le client, les lignes et l'échéance. Cela touche la comptabilité réelle : il montre d'abord ce qu'il veut écrire et attend la validation.
Dans une seule administration
Le connecteur appartient à une administration de QuickBooks. Si vous gérez plusieurs sociétés, chacune reçoit le sien, de sorte qu'une réponse porte toujours sur la société visée.
Ce que les dirigeants en font au quotidien
Direction
- Situation
- Lors de la réunion mensuelle, quelqu'un veut savoir à quoi ressemble le résultat du mois écoulé.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant obtient le compte de résultat sur la période et commente les postes les plus lourds.
- Résultat
- La réunion se poursuit avec un chiffre sur la table plutôt qu'avec un point à vérifier plus tard.
Recouvrement
- Situation
- Avant la tournée d'appels, il faut savoir lesquelles des grosses factures restent impayées.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve les factures ouvertes au-dessus d'un montant et les classe.
- Résultat
- Une liste courte, les plus gros postes en tête, au lieu d'un export dans un tableur.
Relation client
- Situation
- Un client appelle au sujet d'une facture et le collaborateur doit savoir vite ce qui a été envoyé.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le client et montre ses factures avec leurs dates et leurs montants.
- Résultat
- Une réponse pendant l'appel, sans que le collaborateur ait besoin d'accéder à la comptabilité.
Services
- Situation
- Après la livraison, une facture aux lignes convenues et avec une échéance doit entrer en comptabilité.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant propose les lignes et le client et ne crée la facture qu'après validation.
- Résultat
- Les factures partent plus tôt et il y a moins de ressaisie.
Choisir l'administration, régler les droits, activer
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1
Donner son accord au connecteur
Une personne disposant des droits d'administration dans QuickBooks autorise le connecteur pour une administration. Cette autorisation est visible dans QuickBooks et peut y être retirée.
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2
Fixer l'administration
Si vous gérez plusieurs sociétés, vous montez un connecteur par société avec un nom clair. L'utilisateur sait alors toujours quelle comptabilité il interroge.
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3
Définir ce qui est permis
Rechercher, rapporter et facturer sont indépendants. Beaucoup d'organisations démarrent avec la recherche et le rapport, et activent la création de factures une fois l'usage installé.
-
4
Désigner les utilisateurs et suivre
Vous décidez quels rôles peuvent utiliser l'assistant, et chaque action arrive au journal. Pour une facture créée, on retrouve ainsi quand et à la demande de qui cela s'est produit.
Une mauvaise administration, c'est une mauvaise réponse
Avec un connecteur comptable, le risque ne tient pas seulement à qui lit, mais aussi à la comptabilité qui est interrogée. Les deux sont verrouillés ici.
Où résident les données: France
Une comptabilité par connecteur
L'administration est fixée dans le connecteur. Un utilisateur ne peut pas en sortir au fil d'une conversation : une réponse porte donc toujours sur la société visée.
Les rôles décident de l'accès
Vous décidez quels rôles peuvent s'adresser à l'assistant comptable. Sans ce rôle, un collaborateur ne voit pas le connecteur et ne peut donc en tirer aucun chiffre.
Facturer reste un acte à part
Créer une facture est une étape dans les comptes d'une entreprise réelle et ne se défait pas d'un geste. Cette possibilité est désactivée par défaut et ne s'exécute qu'après que l'assistant a montré ce qu'il veut écrire.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les chiffres de QuickBooks ne partent pas vers un fournisseur de modèle américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Ce qu'on demande sur QuickBooks Online et l'IA
Puis-je connecter QuickBooks Online à ChatGPT ?
ChatGPT n'a aucune liaison avec QuickBooks Online, et recopier sa comptabilité dans un chatbot public n'est pas souhaitable. IntraGPT se pilote comme un chat mais regarde directement dans l'administration que vous avez autorisée. L'assistant ne récupère que ce que la question exige et chaque action arrive au journal.
IntraGPT fonctionne-t-il avec QuickBooks Online ?
Oui. QuickBooks Online fait partie des logiciels comptables qu'IntraGPT sait exploiter : retrouver factures et clients, obtenir le compte de résultat et créer une facture sur demande. La liaison emprunte la voie d'intégration officielle de QuickBooks.
Combien coûte un connecteur QuickBooks ?
Le raccordement fait partie du parcours que nous menons ensemble. L'ampleur dépend du nombre d'administrations, de l'autorisation ou non de facturer et des personnes qui utiliseront l'assistant. Un premier échange rend cela concret.
Combien de temps prend la mise en place ?
Donner l'accord prend peu de temps, à condition qu'une personne avec les droits d'administration soit disponible. Ensuite nous choisissons les parties actives et leurs utilisateurs. Avec une seule administration et en recherche seule, c'est vite bouclé.
Cela marche-t-il avec plusieurs sociétés dans QuickBooks ?
Oui, mais avec un connecteur par société. Chaque administration de QuickBooks existe pour elle-même et contient ses propres chiffres : nous les configurons séparément avec des noms reconnaissables. L'utilisateur sait toujours de quelle société parle la réponse, et vous décidez par société qui peut l'utiliser.
L'assistant voit-il toute notre comptabilité ?
Non. Il retrouve ce qui correspond à la question et ne reçoit pas l'ensemble de l'administration. Aucune possibilité non plus d'exporter le tout en une fois. Si vous voulez restreindre davantage, par exemple le rapport seul et aucune facture individuelle, cela se règle à la configuration.
Faut-il un résultat en encaissements ou en engagements ?
C'est un choix à faire en amont, et il change réellement la réponse. En comptabilité de caisse, un montant compte dès qu'il est encaissé ; en comptabilité d'engagement, dès qu'il est facturé. Fixez la méthode de référence et l'assistant l'appliquera systématiquement en la précisant à côté du chiffre.
Pourquoi une réponse diffère-t-elle parfois de notre rapport ?
Le plus souvent, il s'agit d'une autre période ou d'une autre méthode. Un trimestre qui commence chez vous à une autre date, ou un rapport en encaissements au lieu d'engagements, donne un autre nombre alors que les deux sont justes. L'assistant précise donc la période et la méthode à côté du chiffre, pour que l'écart s'explique tout de suite.