Connecter un dossier réseau à l'IA : des milliers de dossiers de nouveau explorables
Le dossier réseau hébergé sur votre propre serveur de fichiers peut être connecté à l'IA. L'assistant explore l'arborescence, retrouve un document à partir de mots de son nom et ouvre puis lit le fichier trouvé, en direct depuis le serveur. En parallèle, les fichiers sont synchronisés vers la base de connaissances, de sorte que les questions de fond trouvent une réponse sans recherche. Le connecteur se contente de lire : rien ne change sur le serveur.
Comment l'assistant progresse dans le serveur de fichiers
D'abord voir comment c'est rangé
Face à une question inconnue, l'assistant commence par un aperçu des dossiers : lesquels existent et où se trouve le gros des fichiers. Si l'arborescence est profonde, il se concentre sur le dossier le plus pertinent.
Chercher des mots du nom
Des mots courts et distinctifs fonctionnent le mieux : un nom de client, un numéro de projet, une année, un sujet. Si vous donnez plusieurs mots, tous doivent apparaître, ce qui garde la liste de résultats courte.
Resserrer la recherche
La recherche peut se limiter à un seul dossier, à un certain type de fichier ou aux documents postérieurs à une date. Si les résultats sont trop nombreux, l'assistant montre dans quels dossiers ils se trouvent et poursuit dans le bon.
Ce qui est nouveau ou modifié
Pour des questions comme ce qui vient d'arriver ou quelle est la dernière version, l'assistant regarde ce qui a changé récemment. Il peut aussi simplement énumérer le contenu d'un dossier que vous connaissez déjà.
Lire le document lui-même
Une fois le bon fichier trouvé, l'assistant l'ouvre et en lit le contenu, directement depuis le serveur de fichiers. Les longs documents arrivent par parties, pour ne jamais charger plus que ce que la question exige.
Également dans la base de connaissances
Outre la consultation en direct, les fichiers sont synchronisés vers la base de connaissances. Les questions de fond qui traversent plusieurs documents y trouvent leur réponse, avec le nom du fichier.
Des questions qui atterrissent aujourd'hui chez un collègue
Industrie et production
- Situation
- Un technicien cherche le dernier plan ou manuel d'une machine, mais il existe des dossiers par année de construction aux noms proches.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant cherche à partir du numéro de machine, regarde quels fichiers sont les plus récents et ouvre le document correspondant.
- Résultat
- Le bon document est là en une minute, même quand la collègue qui connaît les dossiers est absente.
Santé
- Situation
- Une responsable d'équipe veut savoir quelle version d'un protocole s'applique, alors que plusieurs versions coexistent sur le lecteur.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant cherche dans le dossier des protocoles, regarde ce qui a été modifié en dernier et lit le document.
- Résultat
- La réponse vient du document en vigueur, avec le nom du fichier pour vérification.
Secteur public
- Situation
- Un dossier réclame une pièce d'il y a quelques années, et personne ne sait plus sous quel service elle avait été classée.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant explore l'arborescence, cherche le sujet et montre dans quels dossiers se trouvent des résultats.
- Résultat
- La pièce ressort sans que personne ait à parcourir tout le lecteur.
Administration
- Situation
- En début de semaine, un service veut savoir quels documents sont arrivés dans le dossier partagé depuis la semaine passée.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant regarde ce qui a été ajouté ou modifié récemment et résume de quoi il s'agit.
- Résultat
- Personne n'a besoin de trier à la main par date de modification pour rester à jour.
Accès, périmètre et usage quotidien
-
1
Un compte de service à vous
Votre administrateur crée sur le serveur de fichiers un compte avec des droits de lecture sur les dossiers concernés. Ce que ce compte ne voit pas n'existe pas pour l'assistant.
-
2
Le dossier de départ fixe le périmètre
Vous indiquez où le connecteur commence. Tout ce qui est en dehors reste hors de vue : les dossiers confidentiels restent simplement à l'écart.
-
3
Ce que l'assistant voit
Les noms des dossiers et des fichiers de ce périmètre, et le contenu du document qu'il ouvre. Il ne lit pas les fichiers dont il n'a pas besoin.
-
4
Ce qui est consigné
Chaque question et chaque document ouvert arrive au journal, avec le dossier d'où il vient. On voit ainsi après coup ce qui a été consulté.
Le serveur de fichiers reste le vôtre
Le lecteur réseau est souvent ce qu'une organisation a de plus sensible, précisément parce que des années de documents y reposent. Le connecteur est conçu pour que rien ne change et rien ne sorte.
Où résident les données: France
Lecture uniquement
Le connecteur lit : explorer, chercher et ouvrir un document. Il n'existe aucun moyen pour l'assistant de modifier, déplacer ou supprimer un fichier sur le serveur.
Les droits de votre propre compte
L'accès passe par un compte que votre administrateur crée et peut désactiver. Les droits de ce compte déterminent exactement jusqu'où va l'assistant.
Le lecteur n'est pas pour tout assistant
Vous décidez quels assistants et quels rôles peuvent utiliser cette source. Un assistant du service client atteint les manuels sans atteindre les dossiers du personnel.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les documents du serveur de fichiers ne partent pas vers un fournisseur de modèle américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Questions sur le connecteur de dossier réseau
Puis-je connecter un dossier réseau à ChatGPT ?
Non. ChatGPT n'atteint pas un serveur de fichiers situé dans votre propre réseau, et y prélever des documents pour les déposer dans un chatbot public est exclu pour la plupart des organisations. IntraGPT relie le dossier réseau avec un compte que vous gérez vous-même, dans un périmètre que vous choisissez, et tourne sur un serveur dédié.
IntraGPT fonctionne-t-il avec un partage Windows ou un serveur de fichiers ?
Oui. Le dossier réseau fait partie des systèmes qu'IntraGPT connecte en standard : explorer l'arborescence, chercher par nom de fichier, voir ce qui est nouveau, puis ouvrir et lire un document trouvé.
Quand utiliser la base de connaissances et quand ce connecteur ?
Pour des questions de fond portant sur des documents déjà présents dans la base de connaissances, celle-ci est plus rapide, car l'assistant y cherche dans le contenu de plusieurs documents à la fois. Ce connecteur s'impose quand un fichier peut être nouveau ou fraîchement modifié, quand vous cherchez un document précis par son nom, ou quand vous avez besoin de comprendre l'organisation des dossiers. En pratique, la plupart des organisations utilisent les deux.
L'assistant peut-il chercher ce qui se trouve dans un document ?
Pas lors de la recherche sur le serveur de fichiers : celle-ci porte sur les noms des dossiers et des fichiers. Ce n'est qu'en ouvrant un document qu'il en lit le contenu. Pour les questions qui traversent le contenu de nombreux documents, c'est la base de connaissances qui est prévue, et les fichiers y sont synchronisés.
Quelque chose peut-il se perdre ou changer sur notre lecteur ?
Non. Ce connecteur ne fait que lire. L'assistant ne peut ni enregistrer, ni renommer, ni déplacer, ni supprimer un fichier, même si on le lui demande. Il regarde et il lit, à l'intérieur des dossiers que vous avez désignés.
Dois-je saisir l'emplacement exactement comme Windows l'affiche ?
Non. Vous pouvez nommer le dossier tel que vous le connaissez, même en le reprenant depuis l'explorateur. L'assistant retrouve le dossier correspondant dans le périmètre convenu et indique dans sa réponse de quel dossier provient le document.
Combien coûte un connecteur pour le dossier réseau ?
La connexion fait partie du projet mené ensemble. Ce qui détermine le travail, c'est la taille du lecteur, les dossiers inclus, le volume à verser dans la base de connaissances et la répartition des droits. Nous le chiffrons lors du premier entretien.
Combien de temps prend la mise en place ?
Le compte et le périmètre se règlent en un court échange avec votre administrateur système. Ensuite, la taille du lecteur détermine la durée de la première synchronisation ; la recherche et la lecture fonctionnent déjà pendant ce temps.