Connecter Google Drive à l'IA : trouver le bon fichier sans parcourir les dossiers
Google Drive peut être connecté à l'IA. L'assistant retrouve le fichier dont on parle, précise duquel il s'agit et quand il a été modifié pour la dernière fois, et peut créer un dossier à l'endroit que vous indiquez. Partager un fichier est également possible, mais c'est un geste tourné vers l'extérieur : il n'a lieu que sur demande explicite et avec la mention de la personne concernée et des droits accordés.
Chercher, organiser et partager dans Drive
Retrouver le bon fichier
Vous indiquez de quoi il s'agissait et l'assistant retrouve le fichier dans Drive. Les mots distinctifs fonctionnent le mieux : un nom de client, un numéro de projet, une année.
Faire ressortir la version la plus récente
Quand plusieurs fichiers portent presque le même nom, l'assistant regarde ce qui a été mis à jour en dernier et précise la version qu'il a retenue.
Confirmer qu'il s'agit du bon
Pour un fichier trouvé, l'assistant donne le nom, le type de fichier, le propriétaire et la date de dernière modification. Vous savez ainsi s'il s'agit bien du document visé.
Créer un dossier
L'assistant crée un nouveau dossier à l'endroit que vous indiquez, avec le nom demandé. Utile au lancement d'un projet, pour que la structure soit juste tout de suite plutôt qu'après coup.
Partager un fichier
Partager signifie qu'une personne accède à un document d'entreprise. L'assistant ne le fait qu'après une demande explicite et indique dans sa réponse avec qui et avec quels droits il a partagé.
Ce que cela change dans une journée de travail
RH et recrutement
- Situation
- Une recruteuse cherche un modèle de contrat de travail, mais trois versions au nom presque identique cohabitent dans Drive.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le modèle, regarde quelle version a été mise à jour en dernier et la désigne.
- Résultat
- On travaille avec la version en vigueur plutôt qu'avec un modèle d'une année précédente.
Éducation et recherche
- Situation
- Un enseignant sait qu'il existe du matériel sur un sujet, mais pas qui l'a déposé ni où.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant cherche dans le dossier de la formation et revient avec les présentations et documents qui correspondent.
- Résultat
- Le matériel existant est réutilisé au lieu d'être refait une troisième fois.
Équipe projet
- Situation
- À chaque nouvelle mission, quelqu'un recrée les mêmes dossiers à la main, et chacun le fait à sa façon.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant crée le dossier de projet à l'endroit convenu, avec la nomenclature que vous utilisez.
- Résultat
- La structure est identique dès le premier jour, ce qui rend la recherche fiable plus tard.
Comptabilité
- Situation
- Le comptable demande un document et quelqu'un doit déterminer de quel fichier il s'agit et comment le lui transmettre.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le document, montre de quel fichier il s'agit et ne le partage qu'après validation, avec l'adresse indiquée et les droits demandés.
- Résultat
- Le bon fichier arrive à la bonne personne, et il est consigné qui l'a partagé.
Activer, délimiter, utiliser
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1
Accorder l'autorisation
Vous donnez à IntraGPT un accès à Drive. Aucun mot de passe de collaborateur n'arrive dans la plateforme, et vous pouvez retirer l'autorisation vous-même.
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2
Choisir ce qui reste ouvert
La recherche est active par défaut. Créer un dossier et partager un fichier sont des possibilités distinctes que vous activez ou non. Partage désactivé, l'assistant ne peut pas le faire, même si on le lui demande.
-
3
Ce que l'assistant voit
Les fichiers et dossiers qui concernent la question, et rien de plus. La réponse nomme toujours le fichier utilisé.
-
4
Ce qui est consigné
Chaque question et chaque action arrive au journal. Pour un fichier partagé, on retrouve donc quand cela s'est produit, avec qui et avec quels droits.
Partager est un geste vers l'extérieur
Chercher dans Drive reste interne ; donner à quelqu'un l'accès à un document d'entreprise ne l'est pas. Le connecteur traite ces deux gestes très différemment.
Où résident les données: France
Une autorisation que vous accordez
La connexion repose sur une autorisation que vous accordez vous-même. Si vous la retirez, l'accès cesse aussitôt, sans rien modifier dans le connecteur.
Partage uniquement sur demande
L'assistant ne partage jamais de sa propre initiative. Il agit après une demande explicite, précise avec qui et avec quels droits, et le laisse visible dans sa réponse.
Défini par rôle
Vous définissez quels rôles peuvent utiliser l'assistant Drive. Un assistant destiné au service client n'a pas à pouvoir chercher dans les dossiers de la direction.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Le contenu de vos documents ne part pas vers un fournisseur de modèle américain et ne sert nulle part à l'entraînement.
Questions sur Drive et l'assistant
Puis-je connecter Google Drive à ChatGPT ?
ChatGPT peut traiter un fichier que vous téléversez vous-même, mais c'est autre chose qu'une connexion administrée au Drive de l'organisation. IntraGPT relie Drive au moyen d'une autorisation que vous accordez et retirez vous-même, avec des possibilités que vous activez une par une et un modèle qui tourne sur un serveur dédié.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Google Drive ?
Oui. Google Drive fait partie des systèmes qu'IntraGPT connecte en standard : retrouver des fichiers, voir de quel fichier il s'agit et quand il a changé, créer un dossier et partager un fichier.
L'assistant voit-il tout ce qui se trouve dans Drive ?
Non, seulement ce qui entre dans le périmètre convenu et ce qui concerne la question. Les dossiers laissés de côté n'existent pas pour l'assistant, même si on les évoque. Vous décidez en outre par rôle qui peut travailler avec cet assistant.
L'assistant peut-il partager avec la mauvaise personne par accident ?
Le partage est une possibilité distincte que vous pouvez laisser désactivée. Activée, l'assistant ne partage qu'après une demande explicite et écrit dans sa réponse avec qui il a partagé et quels droits cette personne reçoit. Chaque partage est consigné, donc vérifiable et réversible après coup.
L'assistant peut-il supprimer ou déplacer des fichiers ?
Non. Il peut chercher, montrer de quel fichier il s'agit, créer un dossier et partager. Supprimer un fichier, le renommer ou le déplacer dans un autre dossier n'en fait pas partie, cela ne peut donc pas arriver par accident.
Qu'est-ce qui aide l'assistant à trouver vite ?
Citez un mot présent dans le nom du fichier, ou le dossier auquel il appartient à peu près. Un nom de client, un numéro de projet ou une année suffit. Plus vos fichiers sont nommés de façon reconnaissable, mieux cela fonctionne, pour les humains comme pour l'assistant.
Combien coûte un connecteur Google Drive ?
La connexion fait partie du projet mené ensemble. Ce qui détermine le travail, c'est le nombre de dossiers et de Drive partagés inclus, la possibilité de partager et de créer en plus de chercher, et la répartition des rôles. Nous le chiffrons lors du premier entretien.
Combien de temps prend la mise en place ?
L'activation prend quelques minutes dès que l'on sait qui peut accorder l'autorisation. Le délai tient surtout à l'accord sur les dossiers inclus et sur la possibilité de partager.