Connecter Google Sheets à l'IA : tenir la feuille à jour sans ressaisie
Google Sheets peut être connecté à l'IA. L'assistant lit l'onglet et la partie du tableau que vous lui indiquez, et peut y ajouter une ligne. Mettre à jour ou vider des cellules existantes est également possible, mais cela touche ce qui est déjà là : ces gestes n'ont lieu que sur demande explicite et après qu'il a montré la partie qu'il veut modifier. Ajouter en bas est sans risque, car les lignes existantes restent intactes.
Lire et écrire dans une feuille de calcul
Lire une partie de la feuille
Vous indiquez l'onglet et la partie du tableau concernés, et l'assistant lit exactement cela. Il ne charge pas le fichier entier, ce qui garde la réponse rapide et centrée sur les bonnes lignes.
La ligne d'en-tête d'abord
Avant de dire ou d'écrire quoi que ce soit, l'assistant regarde les intitulés de colonnes. Il sait ainsi quelle colonne porte le montant, laquelle la date et laquelle le statut, même si l'ordre diffère de vos attentes.
Ajouter une ligne en bas
Les nouvelles lignes se placent sous les existantes. C'est le côté sûr de l'écriture : rien ne se perd et ce qui était déjà là reste intact.
Mettre à jour des cellules
L'assistant peut remplacer des valeurs dans une partie existante du tableau, un statut ou une date par exemple. Ce qui s'y trouvait est écrasé : il montre donc d'abord ce qu'il va modifier et ne le fait que sur demande.
Vider une partie
Une portion de la feuille peut être vidée. C'est définitif pour qui ouvrira la feuille ensuite : comme la mise à jour, ce geste exige une demande explicite et une vérification de ce qui disparaît exactement.
Montants et dates tels quels
Les valeurs reviennent telles que la feuille les met en forme. L'assistant ne calcule pas aveuglément avec elles mais montre ce qui est écrit, pour qu'une différence de format ne produise pas un chiffre erroné.
Des feuilles tenues à la main
E-commerce
- Situation
- La liste des livraisons attendues vit dans une feuille, et la question de ce qui arrive cette semaine revient toujours à la même collègue.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant lit l'onglet des livraisons et résume ce qui est prévu pour la semaine.
- Résultat
- Chacun peut poser la question, et la feuille reste le seul endroit où l'information vit.
Commerce de détail
- Situation
- Les magasins transmettent leurs chiffres hebdomadaires par e-mail, et quelqu'un les reporte ensuite à la main dans la feuille commune.
- Ce que fait l’agent
- Sur demande, l'assistant ajoute la ligne transmise en bas, dans les colonnes correspondant à l'en-tête.
- Résultat
- Moins de ressaisie et moins de risque qu'un chiffre finisse dans la mauvaise colonne.
Marketing
- Situation
- Dans le tableau des contenus, le statut doit être mis à jour après publication, et cela se fait de façon irrégulière.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant montre la ligne qu'il veut modifier et met le statut à jour une fois que vous avez validé.
- Résultat
- Le tableau est de nouveau exact, sans que personne ait à ouvrir le fichier.
Administration
- Situation
- Une feuille de demandes ne cesse de grandir, et personne ne sait avec certitude quelles lignes sont encore ouvertes.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant lit la feuille, regarde la colonne de statut et énumère ce qui reste en attente.
- Résultat
- Une image à jour dans le chat, avec la feuille pour source au lieu d'un tableau supplémentaire.
De l'accès aux droits d'écriture
-
1
Accorder l'autorisation
Vous donnez à IntraGPT accès aux feuilles concernées et pouvez retirer cette autorisation vous-même. Les feuilles laissées de côté restent hors de vue.
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2
Lire, ajouter ou aussi modifier
Vous décidez jusqu'où l'assistant peut aller : lecture seule, ou ajout en bas également, ou en plus mise à jour et vidage de cellules existantes. Ce qui est désactivé lui reste impossible.
-
3
Ce que l'assistant voit
L'onglet et la partie du tableau visés par la question, à partir de la ligne d'en-tête. Pas le fichier entier ni les feuilles en dehors du périmètre convenu.
-
4
Ce qui est consigné
Chaque question et chaque modification arrive au journal, avec la feuille et la partie concernée. On voit ainsi qui a fait modifier quoi.
Un écrasement ne se rattrape pas
Une feuille de calcul est en général ouverte à tout un service, et une ligne mal modifiée ne se remarque que des jours plus tard. C'est pourquoi la différence entre ajouter et écraser est inscrite dans le connecteur.
Où résident les données: France
Ajouter et modifier sont séparés
Ajouter en bas ne touche à rien de ce qui existait. La mise à jour et le vidage sont des possibilités distinctes que vous activez séparément et que l'assistant n'utilise que sur demande explicite.
Une autorisation que vous accordez
La connexion repose sur une autorisation que vous accordez et retirez vous-même. Ensuite l'assistant ne peut plus ouvrir la moindre feuille.
Défini par rôle
Vous définissez quels rôles peuvent travailler avec cet assistant. Une feuille contenant des données du personnel n'a pas sa place chez un assistant ouvert à toute l'organisation.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les chiffres de vos feuilles ne partent pas vers un fournisseur de modèle américain et ne servent nulle part à l'entraînement.
Questions sur Google Sheets et l'assistant
Puis-je connecter Google Sheets à ChatGPT ?
Vous pouvez coller un export dans ChatGPT, mais vous travaillez alors sur un instantané et vos données se retrouvent dans un service public. IntraGPT travaille directement avec la feuille, au moyen d'une autorisation que vous accordez et retirez vous-même, avec des droits d'écriture activés séparément et un modèle sur un serveur dédié.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Google Sheets ?
Oui. Google Sheets fait partie des systèmes qu'IntraGPT connecte en standard : lire une partie d'un onglet, y ajouter une ligne et mettre à jour ou vider des cellules existantes.
L'assistant peut-il écraser nos chiffres par accident ?
L'ajout se fait en bas et ne touche pas les lignes existantes. La mise à jour et le vidage sont des possibilités distinctes que vous pouvez laisser désactivées. Activées, l'assistant montre d'abord la partie qu'il veut modifier et attend votre accord. Le journal indique ensuite ce qui a été modifié.
Que se passe-t-il si quelqu'un déplace ou ajoute une colonne ?
L'assistant regarde d'abord la ligne d'en-tête et en déduit le sens de chaque colonne. Si l'ordre change, il suit les intitulés et non une position mémorisée. Il reste utile que l'en-tête soit clair et que deux colonnes ne portent pas un nom presque identique.
Pourquoi l'assistant reprend-il les montants tels qu'ils figurent dans la feuille ?
Parce que l'affichage d'une feuille peut différer de la valeur sous-jacente : un montant avec un symbole de devise, une date dans une écriture particulière, un nombre stocké comme texte. L'assistant montre ce qui est écrit plutôt que de calculer aveuglément. Si vous voulez un calcul, demandez-le explicitement et vous verrez aussi quelles lignes il a utilisées.
Pouvons-nous garder une feuille en lecture seule ?
Oui. Beaucoup d'organisations commencent ainsi : l'assistant peut tout lire et ne rien modifier. Cela suffit pour les questions sur le contenu de la feuille. Vous déciderez ensuite, feuille par feuille, d'autoriser ou non l'ajout et la mise à jour.
Combien coûte un connecteur Google Sheets ?
La connexion fait partie du projet mené ensemble. Ce qui détermine le travail, c'est le nombre de feuilles, la possibilité d'écrire en plus de lire et la propreté de construction des feuilles. Une feuille dotée d'un en-tête clair est exploitable plus vite qu'une feuille pleine de cellules fusionnées.
Combien de temps prend la mise en place ?
L'activation prend quelques minutes dès que l'on sait quelles feuilles sont incluses et qui peut accorder l'autorisation. Le délai tient surtout à l'accord sur la possibilité d'écrire et sur les personnes habilitées à le demander.