Connecter Personio à l'IA : effectif, absences et postes ouverts en une conversation
Personio peut être connecté à l'IA comme connecteur en lecture seule. L'assistant consulte l'effectif, restitue les absences sur la période que vous indiquez et récupère les postes ouverts dans Personio Recruiting. Enregistrer, déposer ou approuver n'en fait pas partie : le connecteur regarde dans Personio, mais n'y change rien.
Quelles données l'assistant tire de Personio
Consulter le fichier du personnel
L'assistant regarde qui travaille là, dans quelle fonction et depuis quand, tel que c'est enregistré dans Personio. Les questions sur la taille d'un service ou sur un contrat trouvent réponse sans que personne se connecte.
Les absences sur une période précise
Indiquez un début et une fin, et l'assistant restitue les absences enregistrées sur cette période. Sans période la question est trop large : il la demande plutôt que de supposer quelque chose.
Distinguer congés et maladie
Dans Personio, un congé et un arrêt maladie sont des types d'absence différents. L'assistant tient cette distinction, pour qu'une question sur les vacances ne produise pas des chiffres d'absentéisme et inversement.
Les postes ouverts dans Recruiting
L'assistant récupère les postes ouverts dans Personio Recruiting. Utile pour un responsable qui veut savoir quels recrutements tournent, ou pour quelqu'un qui souhaite recommander une personne en interne.
Consulter, pas modifier
Le connecteur lit. Enregistrer un congé, transmettre un arrêt maladie, publier un poste ou corriger une donnée n'est pas possible ; Personio reste l'endroit pour cela.
Ce que les équipes RH y gagnent
Encadrement
- Situation
- Une responsable prépare le lancement d'un projet et veut savoir qui est disponible la semaine du démarrage.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant restitue les absences enregistrées de cette semaine pour l'équipe concernée.
- Résultat
- La date de départ est choisie en tenant compte des congés, au lieu de les découvrir en cours de route.
Commerce de détail
- Situation
- Un directeur de magasin veut savoir combien de personnes sont formellement rattachées à son point de vente avant de proposer un changement de planning.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant consulte le fichier du personnel et compte les personnes de ce point de vente.
- Résultat
- La proposition part avec un effectif juste, sans que les RH doivent produire un export.
Recrutement
- Situation
- Un collaborateur veut recommander une ancienne collègue mais ignore quels postes sont ouverts en ce moment.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant récupère les postes ouverts dans Personio Recruiting et cite les rôles avec leur service.
- Résultat
- La recommandation arrive sur le bon poste, et le recruteur n'est pas interrompu pour une liste.
Direction
- Situation
- Pour la revue trimestrielle, la direction veut voir comment l'effectif par service se compare au nombre de postes ouverts.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant place l'effectif par service à côté des postes ouverts.
- Résultat
- Une vue pendant la réunion même, là où il fallait auparavant passer par une demande aux RH.
Comment la liaison est mise en place
-
1
Se relier à votre Personio
Le connecteur s'active dans IntraGPT et se relie à votre propre environnement Personio, avec des identifiants que vous y délivrez vous-même et pouvez retirer à tout moment.
-
2
Qui peut interroger l'assistant
Dans IntraGPT, vous choisissez quels rôles peuvent poser les questions Personio. Un assistant ouvert à tous peut se limiter aux effectifs et aux postes, tandis que les RH ont le droit d'aller plus loin.
-
3
Ce qui est à portée et ce qui ne l'est pas
Vous décidez lesquels des trois sujets participent : personnel, absences et postes. L'écriture n'est de toute façon pas dans le connecteur : quoi qu'on demande à l'assistant, rien ne bouge dans Personio.
-
4
Suivre dans le journal
Chaque question est consignée avec son auteur et le résultat obtenu. Pour des données du personnel, ce n'est pas une formalité : cela rend démontrable après coup qu'on n'a pas récupéré plus que nécessaire.
Ce qu'il advient des données personnelles
Personio contient des données relevant du RGPD, jusqu'aux champs de contrat et de rémunération. Le connecteur reste donc étroit : consulter ce qui est nécessaire, et rien de plus.
Où résident les données: France
La réponse à la question, pas tout le dossier
L'assistant restitue ce qui a été demandé. Une question sur la date d'entrée d'une personne donne cette date, pas un récapitulatif du salaire, du type de contrat ou des évaluations.
Deux types d'assistant, deux types d'accès
Un assistant pour les équipes et un assistant pour les RH ne sont pas la même chose. Vous fixez par rôle ce qui peut être demandé, pour que les questions sensibles ne soient ouvertes qu'à ceux dont c'est le métier.
Traçable, qui a demandé quoi
Chaque consultation figure dans le journal. C'est appréciable lors d'un contrôle interne et cela donne au délégué à la protection des données quelque chose de plus concret qu'une promesse.
Sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Les données du personnel ne quittent pas cet environnement et ne servent nulle part à entraîner un modèle.
Questions fréquentes sur Personio et l'IA
Puis-je connecter Personio à ChatGPT ?
ChatGPT n'a aucune liaison avec Personio, et des données du personnel ne se collent pas dans un chatbot public. IntraGPT offre la même façon de poser des questions, mais avec un connecteur qui lit seulement, est délimité par rôle et consigne qui a consulté quoi.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Personio ?
Oui. Personio fait partie des connecteurs pris en charge en standard par IntraGPT : consulter le fichier du personnel, récupérer les absences sur une période et obtenir les postes ouverts dans Personio Recruiting. Les trois en lecture seule.
L'assistant peut-il enregistrer un congé ou transmettre un arrêt maladie ?
Non. Le connecteur est en lecture seule et ne peut rien enregistrer ni modifier dans Personio. Demander un congé, se déclarer malade et approuver restent dans Personio, là où cela a sa place. Ce que l'assistant fait, c'est montrer les absences enregistrées, pour qu'un responsable voie l'existant avant de planifier.
Verrons-nous des arrêts maladie si nous demandons les congés ?
Non, et c'est délibéré. Dans Personio, les congés et la maladie sont des types d'absence différents. L'assistant tient cette distinction et répond à la question posée. Si vous voulez des chiffres d'absentéisme, vous les demandez explicitement, et cela dépend en outre de l'ouverture accordée à votre rôle.
L'assistant peut-il agir sur nos postes ouverts ?
Seulement récupérer ceux qui sont ouverts. Publier, modifier ou clôturer un poste est impossible, et il ne fait rien avec les candidats ni leurs données. En pratique, les organisations s'en servent pour rendre visibles en interne les recrutements en cours, par exemple pour un programme de cooptation.
Tout le monde verra-t-il toutes les données du personnel ?
Non, c'est précisément le rôle des rôles. La plupart des organisations ouvrent un assistant large pour les questions d'effectifs et de postes, et réservent tout ce qui concerne un individu à un assistant RH utilisé par un groupe restreint. L'assistant ne restitue par ailleurs jamais spontanément les données d'un collègue.
Combien coûte un connecteur Personio ?
Le connecteur fait partie du parcours que nous menons ensemble. Le travail dépend des sujets retenus, du nombre de rôles distingués et du fait que d'autres sources que Personio soient ou non rattachées à l'assistant.
Combien de temps prend la configuration ?
La liaison se met en place rapidement et se teste le jour même. Le délai tient à l'arbitrage sur qui peut poser quelles questions ; c'est une discussion avec les RH et parfois avec les représentants du personnel. Commencez par les effectifs et les postes, rarement sujets à débat, puis élargissez.