Connecter l'agenda Outlook à l'IA : des rendez-vous avec lien Teams sans échanges de mails
L'agenda Outlook de Microsoft 365 peut être connecté à l'IA. L'agent voit quels agendas existent, lit et recherche des rendez-vous, calcule quand tout le monde est disponible et planifie une réunion, avec une réunion Teams si vous le souhaitez. Pour chaque connecteur, vous décidez s'il peut seulement lire ou aussi planifier ; en mode lecture, le flux OAuth ne demande à Microsoft que des droits de lecture.
Ce que l'agent fait avec l'agenda Outlook
Savoir quels agendas existent
L'agent commence par demander quels agendas sont disponibles et où il peut écrire. Il ne planifie donc pas par mégarde dans un agenda partagé qu'il pouvait seulement consulter.
Lire et rechercher des rendez-vous
Lire une période avec les récurrences développées, ou chercher par mot-clé. Pour un rendez-vous trouvé, il récupère les participants, le lieu et le lien de réunion.
Voir quand tout le monde est libre
L'agent calcule les plages libres dans les horaires de travail en tenant compte des agendas des participants. Une action distincte donne les seules plages occupées d'une période.
Planifier avec une réunion Teams
À la création d'un rendez-vous, une réunion en ligne peut être ajoutée immédiatement. Le lien Teams figure alors déjà dans l'invitation reçue par les participants.
Déplacer et annuler
Déplacer ou annuler un rendez-vous existant nécessite l'identifiant issu d'un appel précédent. Pour une série, l'agent vérifie d'abord s'il s'agit d'une occurrence ou de l'ensemble.
Traiter les invitations
Accepter, refuser ou répondre sous réserve, avec un commentaire. Pratique pour vider en une fois une boîte pleine d'invitations.
Des situations où cela fait gagner du temps
Services généraux et immobilier
- Situation
- Une inspection doit être planifiée avec un prestataire externe et deux collègues internes.
- Ce que fait l’agent
- L'agent cherche des créneaux libres dans les horaires de travail, planifie le rendez-vous avec tous les participants et ajoute une réunion Teams pour ceux qui suivent à distance.
- Résultat
- Une invitation avec les bonnes personnes et le lien dedans, sans chaîne de courriels de coordination.
Santé
- Situation
- Une praticienne veut savoir quels rendez-vous sont prévus demain et lesquels sont des premières consultations.
- Ce que fait l’agent
- L'agent lit la journée, reconnaît les premières consultations à leur objet et les classe avec leur durée.
- Résultat
- Un aperçu de la journée en une réponse, y compris sur un téléphone entre deux consultations.
Gestion de projet
- Situation
- Une réunion de projet hebdomadaire doit décaler d'une heure sans modifier le reste de la série.
- Ce que fait l’agent
- L'agent récupère le rendez-vous concerné, vérifie s'il s'agit d'une occurrence ou de la série et ne déplace que ce qui a été demandé.
- Résultat
- La série reste intacte et les participants reçoivent une modification au lieu de dix.
Recrutement
- Situation
- Des entretiens doivent être planifiés pour quatre candidats, chaque fois avec deux autres intervieweurs.
- Ce que fait l’agent
- L'agent calcule les créneaux libres pour chaque combinaison et propose deux options par candidat.
- Résultat
- La planification prend quelques minutes au lieu d'un après-midi, sans double réservation.
Se raccorder à Microsoft 365
-
1
Enregistrement d'application ou application de la plateforme
Vous pouvez utiliser l'application de la plateforme ou votre propre enregistrement dans votre tenant Microsoft. Votre enregistrement l'emporte toujours, pour que le connecteur n'atterrisse jamais silencieusement sur la mauvaise application.
-
2
Une URL de retour centrale
Microsoft n'accepte pas de caractère générique dans les URI de redirection. Le flux passe donc par un callback central, ce qui évite d'enregistrer une URI à chaque nouvel espace de travail.
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3
Choisir le mode
Lecture, ou lecture et écriture. En mode lecture, le flux ne demande à Microsoft que des droits de lecture et la plateforme refuse les actions d'écriture.
-
4
Des jetons toujours valides
Le connecteur renouvelle les jetons en arrière-plan pour qu'un agent d'agenda ne s'arrête pas en milieu de semaine. Si le renouvellement échoue, le connecteur demande une reconnexion.
Une action d'agenda touche toujours d'autres personnes
Contrairement à la lecture d'une source documentaire, une action d'agenda a des conséquences immédiates pour les collègues et les clients. Le connecteur est conçu pour cela.
Où résident les données: France
Le mode lecture est imposé techniquement
En mode lecture, planifier, modifier, annuler et répondre n'existent pas dans l'étiquette de l'outil et sont en outre refusés par la plateforme. Le modèle ne peut pas les contourner.
Pas d'invitations silencieuses
Chaque action de planification envoie des messages aux participants. L'agent ne le fait que sur demande explicite et résume ensuite ce qui est parti.
L'autorisation dans votre tenant
L'autorisation OAuth réside dans votre propre environnement Microsoft. Un administrateur l'y voit et peut l'y révoquer.
Modèle sur un serveur dédié
IntraGPT traite les données d'agenda sur un serveur en France avec des modèles open-weight, pas dans un service d'IA public.
Questions sur le connecteur agenda Outlook
Puis-je connecter mon agenda Outlook à ChatGPT ?
Pour une organisation, ce n'est pas la voie : il n'existe pas de connexion paramétrable de façon centrale avec rôles, mode lecture et journalisation. IntraGPT connecte l'agenda Microsoft 365 via OAuth dans votre propre tenant et exécute le modèle sur un serveur dédié.
IntraGPT fonctionne-t-il avec l'agenda Outlook ?
Oui. L'agenda Outlook de Microsoft 365 dispose d'une implémentation native dans IntraGPT avec dix actions, dont la création de rendez-vous avec une réunion Teams.
L'agent peut-il ajouter un lien Teams ?
Oui. À la création d'un rendez-vous, une réunion en ligne peut être incluse, si bien que le lien Teams figure immédiatement dans l'invitation.
Quelle différence avec le connecteur Google Agenda ?
Aucune sur le fond : les deux agendas ont les mêmes dix actions, les mêmes champs d'entrée et la même forme de sortie. La différence tient au fournisseur et au mode d'autorisation. Une instruction écrite pour l'un fonctionne avec l'autre.
Combien coûte un connecteur agenda Outlook ?
Le connecteur fait partie du projet mené ensemble. Le travail tient à l'enregistrement de l'application chez Microsoft, au choix entre lecture et planification et à la définition des rôles autorisés.
Combien de temps prend la mise en place ?
Avec l'application de la plateforme, la connexion se résume à accorder l'autorisation. Avec votre propre enregistrement, cela dépend de la rapidité avec laquelle votre administrateur Microsoft peut créer l'enregistrement et l'URI de redirection.
L'agent peut-il consulter l'agenda d'un collègue ?
Uniquement dans la mesure où l'autorisation et les droits Microsoft le permettent. Pour planifier, il suffit généralement qu'il voie les plages occupées des participants ; le contenu de leurs rendez-vous n'est pas nécessaire.
Que se passe-t-il avec un rendez-vous récurrent ?
À la lecture, les récurrences sont développées pour que l'agent voie les vrais trous de la semaine. À la modification, il vérifie d'abord si vous visez une occurrence ou toute la série, et il pose la question si ce n'est pas clair.