Connecter Google Agenda à l'IA : laissez l'agent trouver le créneau
Google Agenda peut être connecté à l'IA. L'assistant voit quels agendas existent, lit et recherche des événements, calcule quand tout le monde est disponible et planifie, déplace ou annule un rendez-vous. Vous pouvez régler le connecteur en lecture seule ; la planification est alors exclue et seuls des droits de lecture sont demandés à Google.
Les dix actions d'agenda
Lister les agendas
L'agent demande d'abord quels agendas existent et où il dispose de droits d'écriture. C'est toujours la première étape, pour qu'il ne regarde pas dans le mauvais agenda.
Lire et rechercher des événements
Récupérer les rendez-vous d'une période, récurrences développées, ou chercher par mot-clé. La recherche remonte par défaut six mois en arrière, car la question porte souvent sur le passé.
Consulter un événement
Pour un événement trouvé, l'agent récupère les détails : participants, lieu et lien de réunion. À ce moment-là seulement, pas à chaque recherche.
Trouver des créneaux libres
L'agent trouve les plages libres dans les horaires de travail, agendas des participants inclus. Jours ouvrés, heure de début et de fin sont paramétrables : une semaine de quatre jours reste une semaine de quatre jours.
Interroger les disponibilités
Une action distincte donne les plages occupées brutes d'une période. Utile quand vous voulez seulement savoir quand quelqu'un ne peut pas.
Planifier, modifier, annuler
Planifier un rendez-vous avec participants, récurrence et réunion en ligne, le déplacer ou l'annuler en informant les participants. Uniquement sur demande explicite, et toujours après vérification des disponibilités.
Répondre aux invitations
Accepter, refuser ou répondre sous réserve, avec un commentaire. L'agenda de l'organisateur reste juste sans que personne fouille sa boîte de réception.
Ce qu'un agent d'agenda résout en pratique
Assistanat de direction
- Situation
- Une réunion avec cinq participants de trois équipes doit être calée sous quinze jours.
- Ce que fait l’agent
- L'agent calcule les créneaux libres dans les horaires des cinq personnes, propose trois options et ne planifie qu'après validation.
- Résultat
- Une proposition au lieu d'une chaîne de courriels, et des invitations correctes du premier coup.
Commercial
- Situation
- Après un appel, un rendez-vous de suivi avec lien en ligne doit être fixé le jour même.
- Ce que fait l’agent
- L'agent trouve un créneau libre dans l'agenda, crée le rendez-vous avec le client en participant et y ajoute une réunion en ligne.
- Résultat
- Le rendez-vous est posé avant la fin de l'appel, lien compris.
Support technique
- Situation
- Un technicien doit être planifié chez un client, mais son agenda est rempli de blocs récurrents.
- Ce que fait l’agent
- L'agent lit les rendez-vous avec récurrences développées et repère les trous réellement libres.
- Résultat
- Plus de double réservation due à une série hebdomadaire oubliée.
Enseignement
- Situation
- Un enseignant veut savoir combien d'heures ont été consacrées ce mois-ci aux entretiens de suivi.
- Ce que fait l’agent
- L'agent recherche les rendez-vous par mot-clé sur la période et additionne les durées.
- Résultat
- Un chiffre accompagné des rendez-vous sous-jacents, sans tenir de feuille de temps.
Se connecter à Google Workspace
-
1
Connecter votre Workspace
Un administrateur connecte IntraGPT à votre propre Google Workspace depuis la plateforme et accorde l'autorisation à cette occasion. Cette autorisation réside dans votre Workspace et s'y révoque.
-
2
Régler les droits
Par connecteur, vous choisissez si l'assistant peut seulement consulter ou aussi planifier, et quels rôles en disposent. En lecture seule, aucune voie ne lui permet d'inscrire malgré tout quelque chose dans un agenda.
-
3
Ce que voit l'assistant
Vous choisissez les agendas concernés et le fuseau horaire retenu. Une date comme mardi prochain est calculée au préalable, pour que l'assistant ne planifie pas le mauvais jour.
-
4
Suivre dans le journal
L'assistant demande d'abord les disponibilités et ne planifie qu'ensuite, jamais à l'aveugle. Chaque consultation et chaque rendez-vous planifié figure au journal avec l'action et le résultat.
Un agenda en dit plus qu'on ne croit
Un agenda révèle avec qui vous parlez, quand vous êtes absent et sur quoi vous travaillez. C'est pourquoi le connecteur est délimité et réglable de façon visible.
Où résident les données: France
La lecture seule est vraiment de la lecture seule
En mode lecture seule, la plateforme refuse la planification, la modification, l'annulation et la réponse, et ne mentionne même pas ces actions dans l'étiquette de l'outil. Le modèle ne les tente donc pas.
Planifier envoie des invitations
Créer, modifier ou annuler un rendez-vous envoie des messages aux participants. C'est pourquoi cela n'a lieu que sur demande explicite et que l'agent résume ensuite ce qu'il a planifié.
L'autorisation reste la vôtre
L'autorisation réside dans votre propre Google Workspace et peut y être révoquée. IntraGPT ne conserve aucun mot de passe.
Traitement sur un serveur dédié
Le modèle tourne sur un serveur en France. Le contenu de votre agenda ne part pas vers un fournisseur de modèle externe.
Questions sur le connecteur Google Agenda
Puis-je connecter Google Agenda à ChatGPT ?
Il n'existe pas de connexion administrée et paramétrable par l'organisation entre ChatGPT et votre Google Workspace, avec rôles et journalisation. IntraGPT connecte l'agenda sur votre propre Workspace, avec un mode par connecteur et un modèle qui tourne sur un serveur dédié.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Google Agenda ?
Oui. Google Agenda dispose d'une implémentation native dans IntraGPT avec dix actions, dont le calcul des créneaux libres et la planification de rendez-vous.
L'IA peut-elle poser des rendez-vous dans mon agenda ?
Uniquement si le connecteur est en lecture et écriture, et seulement à votre demande. L'agent vérifie d'abord les disponibilités, montre ce qu'il veut planifier et résume ensuite ce qui a été fait.
Cela gère-t-il les rendez-vous récurrents ?
Oui. À la lecture, les récurrences sont développées pour qu'une série hebdomadaire ne compte pas comme un seul bloc. À la planification, une récurrence peut être une RRULE ou une description. Un motif non pris en charge est refusé plutôt que traduit à moitié.
Combien coûte un connecteur Google Agenda ?
Le connecteur fait partie du projet mené ensemble. Le travail tient à la connexion de votre Workspace, au choix entre lecture et planification et à la définition de qui peut utiliser l'agent d'agenda.
Combien de temps prend la mise en place ?
La connexion tient en un seul écran d'autorisation chez Google. Le délai ne vient en général pas de la technique mais de la concertation interne : qui peut accorder cette autorisation, quels agendas participent, et l'assistant peut-il seulement consulter ou aussi planifier.
Peut-on connecter plusieurs agendas ?
Oui. L'agent demande d'abord quels agendas sont disponibles et où il peut écrire, puis travaille dans celui qui correspond à la question.
Puis-je passer plus tard à l'agenda Outlook ?
C'est prévu. Les deux agendas ont exactement les mêmes actions, champs d'entrée et forme de sortie : une instruction d'agent écrite pour Google fonctionne telle quelle avec Microsoft 365.