Connecter une boîte mail à l'IA : une boîte qui se prépare toute seule
Vous pouvez connecter une vraie boîte mail à IntraGPT, par exemple info@ ou commandes@. L'assistant lit les nouveaux messages, rassemble le contexte et rédige une réponse. Vous choisissez si cette réponse attend en brouillon pour un collègue ou repart directement dans le même fil. La connexion fonctionne avec tout fournisseur acceptant les réglages de messagerie habituels.
Ce qu'il advient du courrier entrant
Prendre les nouveaux messages
L'assistant surveille le dossier que vous désignez et prend les nouveaux messages. Seul le courrier arrivé après le raccordement compte, aucun risque donc qu'il traverse toutes les archives.
Préparer une réponse
Il lit la question, va chercher ce qu'il faut dans les connaissances raccordées et rédige une réponse dans le ton convenu. S'il manque une information, il le dit au lieu de la supposer.
Brouillon ou envoi autonome
En mode brouillon, la réponse reste en attente et la personne responsable reçoit une notification. En mode autonome, la réponse repart dans le même fil, l'expéditeur voit donc une réaction ordinaire.
Regarder dans la boîte à la demande
Quand la connexion est réglée sur la demande, l'assistant n'agit pas de lui-même, mais il peut chercher dans la boîte si quelqu'un lui demande en conversation ce que ce client avait envoyé.
Une réponse dans le même fil
Une réponse envoyée reste rattachée au message d'origine, l'expéditeur ne reçoit donc pas un message isolé sans rapport et les collègues voient l'échange au même endroit.
Les boîtes qui y gagnent
Service client
- Situation
- L'adresse générale reçoit chaque jour les mêmes questions sur les délais et les retours.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant rédige un brouillon par message avec les bonnes informations, prêt à être vérifié.
- Résultat
- Le conseiller lit et envoie, au lieu de reformuler la même chose à chaque fois.
Administration des ventes
- Situation
- Les demandes arrivent par courriel et doivent devenir des demandes de devis avec les bonnes données.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant extrait les données manquantes du message, les réclame quand elles font défaut et prépare le dossier.
- Résultat
- Des demandes qui passent complètes à l'étape suivante, avec moins d'allers-retours.
Ressources humaines
- Situation
- Candidatures et questions sur les conditions de travail se mélangent à la même adresse.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant répond de façon autonome aux questions courantes et laisse en brouillon tout ce qui est personnel.
- Résultat
- Une réaction rapide sur la partie simple, sans qu'un courrier sensible parte sans regard humain.
Services généraux
- Situation
- Les signalements sur les bâtiments arrivent en texte libre et omettent souvent le lieu.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant répond avec les questions manquantes et complète le signalement dès que la réponse arrive.
- Résultat
- Des signalements exploitables au moment où quelqu'un les prend en main.
Activer une boîte
-
1
Raccorder la boîte
Vous indiquez les paramètres de la boîte et choisissez le dossier suivi. Le mot de passe est conservé à l'abri et n'est plus lisible ensuite, pas même par un administrateur.
-
2
Choisir l'assistant
Vous y rattachez un assistant, et avec lui les connaissances qu'il peut utiliser et le ton dans lequel il écrit. Une boîte destinée aux clients reçoit un autre assistant qu'une boîte interne.
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3
Régler deux interrupteurs
Le premier décide quand l'assistant travaille : à chaque message ou seulement à la demande. Le second décide si la réponse reste en brouillon ou repart d'elle-même. Les deux sont indépendants.
-
4
Suivre et corriger
Ce qui arrive et ce que l'assistant en fait se relisent dans l'environnement. Si la collecte du courrier échoue, cela s'affiche sur la boîte au lieu de rester silencieux.
Le courriel est sensible, donc cela se décide d'avance
Une boîte contient des données personnelles, des réclamations et parfois des informations médicales ou financières. La décision principale n'est donc pas technique mais organisationnelle : quelque chose part-il tout seul.
Où résident les données: France
Le brouillon est la position sûre
En mode brouillon, rien ne sort sans qu'un humain l'ait vu. Beaucoup d'organisations s'y tiennent pour tout le courrier qui concerne des personnes.
Identifiants protégés
Les paramètres de la boîte sont conservés chiffrés et ne sont plus visibles après la saisie. Pour les modifier, vous les saisissez à nouveau.
Pas d'archives, pas de double traitement
L'assistant démarre au moment du raccordement et ne revient pas sur le courrier ancien. Chaque message n'est en outre pris qu'une fois, même si la collecte échoue et redémarre.
Traitement sur un serveur dédié
La rédaction des réponses se fait sur un serveur en France. Le contenu des courriels ne part pas chez un fournisseur de modèle américain et ne sert pas à l'entraînement.
Questions sur la connexion de boîte mail
Un courriel peut-il partir par accident ?
Pas en mode brouillon. L'assistant rédige une proposition, elle reste en attente et la personne responsable reçoit une notification. Une réponse ne part d'elle-même que si vous activez sciemment le mode autonome sur une boîte. Ce choix se fait boîte par boîte, pas une fois pour toutes.
L'assistant lit-il toutes mes archives ?
Non. Au raccordement, le point de départ est fixé au courrier le plus récent, seuls les messages arrivés ensuite sont pris. Le courrier ancien reste intact. C'est aussi pratique pour tester, car vous pouvez activer sereinement sans que mille messages soient traités d'un coup.
Cela fonctionne-t-il avec notre propre adresse ?
Oui, à condition que la boîte accepte un accès de messagerie ordinaire, ce que fait pratiquement tout fournisseur. Vous indiquez les paramètres que vous saisiriez dans un logiciel de messagerie. Pour une boîte dans Microsoft 365, il existe aussi la connexion Outlook ; le bon choix dépend de l'objectif.
Quelle différence avec la connexion Outlook ?
Avec Outlook, l'assistant consulte une boîte existante à la demande, par exemple pour retrouver quelque chose pendant une conversation. Ici, la boîte est elle-même le canal de travail : un assistant y est rattaché, prend le courrier entrant et prépare les réponses. C'est un autre usage, et les deux ne s'excluent pas.
Que se passe-t-il si le mot de passe change ?
La collecte échoue et cela s'affiche sur la boîte, avec le message d'erreur. La connexion ne réessaie pas indéfiniment et aucun courrier ne se perd : dès que les paramètres sont bons, elle reprend là où elle s'était arrêtée.
Puis-je raccorder plusieurs boîtes ?
Oui, et c'est souvent le plus judicieux. Info, commandes et support reçoivent alors chacune leur assistant, leurs connaissances et leur réglage brouillon ou autonome. Vous choisissez ainsi boîte par boîte la marge accordée.
Combien coûte une connexion de boîte mail ?
La connexion fait partie du parcours que nous suivons ensemble. Ce qui détermine le travail : le nombre de boîtes, les connaissances rattachées et l'autorisation ou non de répondre en autonomie. Trente minutes suffisent pour savoir ce qu'il faut.
Combien de temps prend la mise en place ?
Le raccordement lui-même prend quelques minutes. Le temps passe dans le calage du ton et dans la décision sur les types de messages qui peuvent ou non être traités en autonomie. C'est exactement la conversation à tenir avant qu'un courrier ne parte.