Connecter Gmail à l'IA : chercher comme Google, répondre comme vous
Gmail peut être connecté à l'IA au sein de votre propre Google Workspace. L'assistant cherche avec précision par expéditeur, objet, période ou pièce jointe plutôt que de parcourir la boîte, et ne lit intégralement que les messages qui comptent vraiment. Il peut aussi rédiger et envoyer un message, mais celui-ci part réellement et ne se rattrape pas : cela n'arrive que sur demande explicite.
Ce que l'assistant fait pour vous dans Gmail
Chercher avec précision plutôt que parcourir
L'assistant cherche par expéditeur, destinataire, objet, période, messages non lus ou messages avec pièce jointe, séparément ou en combinaison. C'est la façon de chercher que Gmail propose déjà, sauf que plus personne n'a à composer la requête à la main.
Travailler avec vos propres libellés
Si vous classez votre courrier par libellés, l'assistant peut rester à l'intérieur. Un libellé déjà utilisé pour les devis ou pour un projet délimite aussitôt le périmètre où il peut regarder.
Ne lire en entier que les bons messages
Parmi les résultats, l'assistant retient les messages qui relèvent de la question et en lit le texte complet. Le reste demeure une ligne dans une liste, ce qui est plus rapide et expose beaucoup moins de courrier.
Résumer une conversation
Pour un fil de plusieurs messages, l'assistant restitue ce qui a été convenu et ce qui reste ouvert, au lieu de répéter chaque courriel. C'est souvent la réponse que l'on attendait.
Rédiger et envoyer un message
L'assistant peut écrire un courriel et l'envoyer depuis la boîte connectée. Il atteint réellement le destinataire et ne se retire pas, c'est pourquoi il montre d'abord à qui il s'adresse, quel est l'objet et ce qu'il contient.
Là où chercher avec précision change tout
Enseignement
- Situation
- Une responsable de formation doit savoir quels enseignants n'ont pas encore répondu au changement d'emploi du temps du mois dernier.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve le courriel d'origine et les réponses reçues sur cette période, puis indique qui manque à l'appel.
- Résultat
- Une courte liste de noms plutôt qu'un après-midi de pointage à la main.
Service client
- Situation
- Un client renvoie à une pièce jointe qu'il a envoyée un jour, mais personne ne sait plus dans quel courriel elle se trouvait.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant cherche l'adresse du client, se limite aux messages porteurs d'une pièce jointe et affiche les résultats avec date et objet.
- Résultat
- Le collaborateur ouvre directement le bon message, sans fouiller les archives.
Achats
- Situation
- Un fournisseur annonce une hausse de prix et quelqu'un veut savoir ce qui avait été promis sur les paliers de remise.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant retrouve la conversation avec ce fournisseur sur l'année écoulée et résume les engagements qui s'y trouvent, dates à l'appui.
- Résultat
- Un aperçu factuel des promesses, sans rien tirer de la mémoire.
Bureau de projet
- Situation
- En fin de semaine, un chef de projet veut savoir quel courrier non lu appelle réellement une action.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant regarde ce qui est non lu sur la semaine, parcourt les extraits et ne lit entièrement que les messages comportant une question ouverte.
- Résultat
- Une courte liste de travail avec le message d'origine pour chaque point, au lieu d'un compteur rouge.
Direction
- Situation
- Une question récurrente de partenaires doit recevoir une réponse homogène, même quand la direction est en déplacement.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant rédige la réponse à partir de la base de connaissances et présente destinataire, objet et texte avant tout envoi.
- Résultat
- La même réponse pour tout le monde, envoyée après l'accord d'un humain.
Connecter, délimiter, utiliser
-
1
Connecter avec une autorisation
Un administrateur accorde l'autorisation depuis votre propre Google Workspace et peut l'y retirer ensuite. Aucun mot de passe de collaborateur n'a besoin d'être stocké dans la plateforme.
-
2
Choisir la boîte rattachée
La connexion se fait par boîte. Une adresse info partagée n'est pas la boîte personnelle d'un dirigeant, et ces deux-là n'ont pas à dépendre du même assistant.
-
3
Régler les droits par rôle
Vous décidez quels rôles peuvent utiliser l'assistant et si l'envoi en fait partie. La plupart des organisations commencent par chercher et lire seulement, puis ajoutent l'envoi.
-
4
L'utiliser dans la conversation
Ensuite un collaborateur pose simplement sa question dans IntraGPT et l'assistant fait le travail de recherche. Ce qu'il a fait et ce qui en est sorti se relisent dans le journal.
Une boîte mail n'est pas une base de connaissances
Un compte Gmail contient, à côté du travail, beaucoup de choses qui n'y ont pas leur place. Le connecteur est donc conçu pour retrouver quelque chose, pas pour collecter du courrier.
Où résident les données: France
Retrouver, pas copier
L'assistant ne récupère jamais que les messages qui relèvent de la question. Aucune copie de votre boîte n'est constituée en dehors de Gmail et rien ne sort en masse.
Vous décidez qui y accède
La boîte rattachée à un assistant et les collègues autorisés à s'en servir se fixent dans les rôles. Un assistant du service client n'atteint pas le courrier de la direction.
Rien ne part sans avoir été vu
Un message envoyé ne se rappelle pas. L'assistant montre donc toujours d'abord le destinataire et le texte intégral, et n'envoie jamais de lui-même.
Traitement sur un serveur dédié
Le contenu des messages est traité sur un serveur en France avec des modèles open-weight. Aucun courriel ne part chez un fournisseur de modèles externe et rien de votre courrier ne sert à entraîner des modèles.
Questions sur le connecteur Gmail
Puis-je connecter Gmail à ChatGPT ?
Techniquement de telles connexions existent, mais pour une organisation elles se justifient mal : vous donnez à un service public un accès à une boîte remplie de données personnelles, sans rôles et sans journal. IntraGPT connecte Gmail dans votre propre Google Workspace, par boîte, en enregistrant ce que fait l'assistant. Le modèle tourne sur un serveur dédié, le contenu des courriels ne quitte donc pas cet environnement.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Gmail ?
Oui. Gmail figure au catalogue comme intégration opérationnelle. L'assistant peut chercher dans la boîte avec précision, lire des messages, résumer une conversation et envoyer un courriel. Cela vaut pour un compte Gmail ordinaire comme pour un compte Workspace d'organisation.
L'assistant lit-il toute ma boîte ?
Non. Il cherche avec précision et reçoit d'abord une courte liste d'extraits. Seuls les messages qui relèvent de la question sont lus en entier. Ce connecteur ne permet pas de récupérer ni de transférer la boîte entière en une fois.
L'assistant peut-il ouvrir les pièces jointes ?
Il peut repérer quels messages portent une pièce jointe et il lit le texte du message lui-même. L'ouverture et la lecture du fichier ne font pas partie de ce connecteur. Si vous voulez rendre des documents interrogeables, la base de connaissances ou un connecteur vers le stockage où vivent ces fichiers est la meilleure voie.
Comment les libellés se comparent-ils aux dossiers ?
Gmail fonctionne avec des libellés et un message peut en porter plusieurs, contrairement à un dossier où une chose ne se trouve qu'à un endroit. L'assistant peut rester dans un libellé : celui que vous utilisez déjà délimite donc la recherche immédiatement. Des libellés qui diffèrent d'un collaborateur à l'autre s'y prêtent moins qu'un libellé partagé.
Quelle différence avec le connecteur Outlook ?
Pour l'utilisateur ils se ressemblent : chercher, lire, résumer et envoyer. La différence tient à l'environnement. Outlook appartient à Microsoft 365 et travaille avec des dossiers, Gmail appartient à Google Workspace et travaille avec des libellés et une recherche plus puissante. Si vous utilisez les deux, ils se connectent côte à côte.
Combien coûte un connecteur Gmail ?
Le connecteur fait partie du parcours que nous menons ensemble. Ce qui détermine le travail, c'est le nombre de boîtes connectées, l'autorisation ou non d'envoyer et les rôles qui peuvent utiliser l'assistant. Une boîte partagée seulement interrogée se met en place plus vite que cinq boîtes personnelles avec droit d'envoi.
Combien de temps prend la mise en place ?
L'autorisation dans Google Workspace est une courte manipulation pour un administrateur, après quoi le connecteur s'essaie le jour même. Le temps passe surtout dans l'accord sur la boîte rattachée et sur qui peut faire envoyer des messages.