Connecter Calendly à l'IA : le bon lien de réservation au lieu d'échanges de courriels
Calendly peut être connecté à l'IA, en lecture seule. L'assistant sait quels types de rendez-vous vous proposez et avec quel lien on les réserve, et il voit quels rendez-vous ont été pris sur une période, annulations comprises. Il ne planifie rien lui-même : il transmet le bon lien de réservation, pour que votre interlocuteur choisisse un créneau réellement libre.
Ce que le connecteur lit dans Calendly
Savoir quels rendez-vous vous proposez
L'assistant récupère les types de rendez-vous existants : l'entretien de découverte, la démonstration d'une demi-heure, la permanence. Il sait ainsi quelle forme correspond à la demande.
Transmettre le bon lien de réservation
Chaque type de rendez-vous a son propre lien. L'assistant le transmet dans la conversation ou dans le courriel qu'il rédige, pour que le destinataire choisisse un créneau libre.
Voir ce qui a été réservé
Sur une période, il récupère les rendez-vous pris. Utile pour savoir à quel point la semaine prochaine est chargée, ou quels entretiens ont découlé d'une campagne ce mois-ci.
Les annulations aussi
Les rendez-vous annulés y figurent également. C'est précisément la différence entre ce qui avait été réservé et ce qui aura vraiment lieu, et cela rend la relance possible.
Lecture seule
Le connecteur ne crée, ne déplace et n'annule rien dans Calendly. Ce qui change, change parce que quelqu'un clique lui-même sur le lien.
Là où le lien de réservation fait le travail
RH et recrutement
- Situation
- Un recruteur veut laisser les candidats choisir leur entretien, mais envoie encore trois propositions par personne.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant rédige le courriel d'invitation et y insère le lien du bon type d'entretien, par exemple le premier échange de trente minutes.
- Résultat
- Les candidats réservent eux-mêmes, et le recruteur récupère le temps passé dans les échanges de courriels.
Juridique
- Situation
- Un cabinet propose une prise de contact gratuite et un entretien de conseil complet, et le mauvais lien part régulièrement.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant vérifie les types de rendez-vous existants, choisit le bon en fonction de la demande et transmet ce lien.
- Résultat
- Le bon type de rendez-vous dans l'agenda, au lieu d'un conseil là où une prise de contact était prévue.
Éducation et recherche
- Situation
- Les étudiants veulent réserver la permanence du conseiller aux études et écrivent au secrétariat pour cela.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant donne le lien de réservation de la permanence dans la conversation et vérifie, si on le lui demande, le remplissage de la semaine à venir.
- Résultat
- Une réservation sans intermédiaire, et un conseiller qui voit venir les semaines chargées.
Service client
- Situation
- Un conseiller veut savoir si le client ayant réservé une démonstration la semaine dernière a toujours ce rendez-vous.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant récupère les rendez-vous réservés sur cette période et constate que celui-ci a été annulé.
- Résultat
- Un appel ciblé au lieu d'attendre quelqu'un qui ne viendra pas.
Immobilier
- Situation
- Les personnes intéressées par une visite reçoivent aujourd'hui un numéro de téléphone et appellent hors des heures de bureau.
- Ce que fait l’agent
- L'assistant insère le lien de réservation d'un créneau de visite dans la réponse qu'il rédige.
- Résultat
- Des visites qui se planifient d'elles-mêmes, sur des créneaux ouverts à l'avance.
Comment vous le mettez en place
-
1
Connecter votre propre compte Calendly
Le connecteur utilise une clé de votre propre compte. La personne qui établit le raccordement détermine aussi de quels rendez-vous il s'agit, et peut retirer l'accès à tout moment.
-
2
Régler les droits
Vous décidez quels rôles peuvent l'utiliser. Les liens de réservation sont anodins, mais la liste des rendez-vous réservés contient des noms et des adresses de personnes extérieures.
-
3
Mettre de l'ordre dans les types de rendez-vous
Le connecteur vaut ce que vaut votre configuration Calendly. Des noms clairs par type aident l'assistant à choisir ; trois variantes toutes appelées entretien n'aident pas.
-
4
Utiliser l'assistant
Ensuite, un collaborateur demande le bon lien ou un aperçu de ce qui est réservé. Chaque consultation est consignée dans le journal.
Lecture seule, et pourtant des données personnelles
Ce connecteur ne modifie rien dans votre agenda, mais les rendez-vous réservés contiennent bien les noms et coordonnées des personnes qui se sont inscrites.
Où résident les données: France
Aucune action d'écriture
Le connecteur ne peut rien planifier, déplacer ni annuler. Le risque se limite à ce qui est lu, une discussion sensiblement plus courte qu'avec un connecteur d'agenda.
Des données de personnes extérieures
Un rendez-vous réservé contient le nom, l'adresse électronique et souvent les réponses aux questions posées avant la réservation. Décidez qui peut consulter cette liste et à quelle fin.
Traçable dans le journal
Chaque consultation arrive dans le journal du connecteur avec l'action et le résultat : on voit donc après coup qui a extrait quelle liste.
Traitement chez vous
La lecture et la synthèse se font sur un serveur en France avec des modèles à poids ouverts. Vos conversations ne servent pas à entraîner des modèles.
Questions sur le connecteur Calendly
Puis-je connecter Calendly à ChatGPT ?
Vous confieriez à un service public une liste de noms, d'adresses électroniques et de réponses préalables de personnes extérieures à votre organisation, sans rôles et sans journal. IntraGPT s'appuie sur votre propre compte, lit uniquement, consigne chaque consultation et tourne sur un serveur à vous.
IntraGPT fonctionne-t-il avec Calendly ?
Oui. Calendly figure au catalogue des connecteurs. L'assistant voit quels types de rendez-vous vous proposez avec leur lien de réservation, et peut relire les rendez-vous pris sur une période, annulations comprises.
Quelle différence avec un connecteur d'agenda ?
Calendly n'est pas de la gestion d'agenda. Il sert à laisser d'autres réserver dans les plages que vous avez ouvertes. Pour savoir quand quatre collègues sont libres en même temps, déplacer un rendez-vous ou répondre à une invitation, c'est le connecteur Google Agenda ou Agenda Outlook qui intervient. En pratique, les organisations utilisent les deux : l'agenda pour l'interne, Calendly pour l'extérieur.
L'assistant peut-il réserver lui-même un rendez-vous dans Calendly ?
Non, et c'est voulu. Calendly fonctionne parce que l'autre personne choisit parmi les créneaux que vous avez ouverts. L'assistant transmet le lien du bon type de rendez-vous et le destinataire réserve. Si vous voulez que l'assistant planifie réellement, cette action relève du connecteur d'agenda et non d'ici.
L'assistant peut-il annuler ou déplacer un rendez-vous réservé ?
Non. Ce connecteur se contente de lire. Il peut constater qu'un rendez-vous a été annulé et le signaler pour permettre une relance, mais la modification elle-même se fait dans Calendly, par vous ou par la personne qui avait réservé.
L'assistant voit-il qui a réservé ?
Les rendez-vous réservés contiennent les informations saisies par la personne : le plus souvent un nom, une adresse électronique et les réponses aux questions posées lors de la réservation. C'est précisément pour cela qu'il est prudent de réserver la consultation de cette liste à quelques rôles.
Combien coûte un connecteur Calendly ?
Le raccordement fait partie du projet que nous menons ensemble. Ce qui détermine le travail : le nombre de comptes concernés, l'insertion ou non des liens dans des réponses automatiques, et les rôles autorisés à consulter les rendez-vous réservés.
Combien de temps prend la mise en place ?
Le raccordement lui-même est rapide et se teste le jour même. Le temps passe surtout à mettre de l'ordre dans les types de rendez-vous : quand les noms sont clairs, l'assistant choisit le bon lien tout seul.